TextBook Інформологічний підхід до визначення документа (поширений у діловодстві та архівній справі в Україні) зафіксовано в Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004: Документ - це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі [69].
Однак примітки до цього визначення конкретизують певне його застосування у зазначених сферах практичної діяльності. Так, запис інформації у цьому разі має відповідати характеристикам певного жанру чи номіналу. Жанрові характеристики запису інформації - це функційні та ознаки певного жанру твору літератури чи мистецтва. Номінальні характеристики запису інформації - це функційні та структурно-композиційні ознаки певного виду задокументованої службової чи особистої інформації (наказ, акт, протокол, лист, щоденник тощо).
В фаховій літературі з документаційного забезпечення управління можна зустріти такі терміни як: офіційний, службовий, управлінський, електронний та архівний документ.
Офіційні документи
Офіційний документ в енциклопедичних матеріалах зазначається, як інформація на матеріальному носієві оформлена і засвідчена у встановленому порядку. При цьому офіційність чи неофіційність документа визначається залежності від статусу джерела інформації [95].
Офіційний документ - це документ, який має юридичну силу. Офіційними документами вважаються перш за все урядові документи, матеріали, постанови, декрети, заяви, комюніке, стенограми офіційних засідань, дані державної та відомчої статистики, архіви і поточні документи різних установ, організацій, ділова кореспонденція, протоколи судових органів, прокуратури, нотаріату тощо. Основними атрибутами офіційного документу вважається підпис посадової особи та/або реєстрація в встановленому порядку.
До неофіційних документів відносяться особисті матеріали виконані на основі власних спостережень.
В рекомендації Ради Європи № Я (2002) державам - членам про доступ до офіційних документів (ухвалена Комітетом міністрів 21 лютого 2002 року на 784-ому засіданні заступників міністрів) зазначено що: "офіційні документи" - будь-яка інформація, яка є записаною в тому чи іншому вигляді, вироблена або отримана органами державної влади і пов'язана з будь-якою державною або адміністративною функцією, за винятком документів, які перебувають на стадії підготовки.
В Юридичній енциклопедії поняття "офіційний документ" трактується як інформація, відомості чи дані, зафіксовані на папері, фотоплівці, магнітному диску та інших матеріальних носіях, що мають законодавчий, нормативний, директивний або інформаційний характер. Приймається і поширюється (публікується, видається, надсилається) у встановленому порядку компетентними державними органами або відповідальними посадовими (службовими) особами. Адресований невизначеному колу осіб або окремій особі, органу, установі, організації тощо [124].
В зазначеній енциклопедії дається також визначення поняття офіційна документована інформація, яка створюється у процесі поточної діяльності органів законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого самоврядування.
Чинне законодавство встановлює способи доведення офіційної інформації до відома заінтересованих осіб: опублікування в офіційних друкованих виданнях або поширення інформаційними службами; опублікування у друкованих ЗМІ або публічне оголошення через аудіовізуальні ЗМІ; безпосереднє доведення до заінтересованих осіб (усно, письмово чи іншими способами); надання можливості ознайомлення з архівними матеріалами тощо [107]. Законодавче урегулювання цього питання здійснюється у відповідності до Закону України "Про інформацію, "Закону України "Про звернення громадян", Закону
України "Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні", Закону України "Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації".
Поділ офіційних документів на групи наведено в таблиці 1.1.
Таблиця 1.1. Групи офіційних документів
| № | Найменування групи | Підгрупи та види офіційних документів | ||
| 1. | Нормативно правові акти | Управлінські документи державного рівня, які встановлюють правові вимоги на території всієї країни, регіону, у сфері соціальної діяльності, галузі (закони, інші акти Верховної Ради) | ||
| Укази та розпорядження Президента України | ||||
| Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України | ||||
| Накази міністерств, державних служб, центральних органів виконавчої влади), внесені Міністерством юстиції до Державного реєстру нормативно-правових актів | ||||
| Акти Конституційного Суду України, інших вищих судових інстанцій | ||||
| Акти Національного банку України | ||||
| Акти регіональних державних органів, органів місцевого самоврядування (хоча вони не є державними органами) | ||||
| Міждержавні договори України, міжнародні конвенції, договори, до яких приєдналася Україна | ||||
| Технічні регламенти | ||||
| 2. | Законопроектні документи, доручення, | Координаційні та інші плани міжвідомчої діяльності із законопроектної роботи, виконання державних (національних), урядових програм | ||
| запити вищих інстанцій та осіб | Доручення Президента України та Кабінету Міністрів України | |||
| Депутатські запити; запити посадових осіб державних органів | ||||
| 3. | Рішення судів різної юрисдикції | Рішення Конституційного суду, рішення Вищого Господарського суду | ||
| 4. | Нормативні документи зі стандартизації | Стандарти (міжнародні, міждержавні, національні, галузеві, технічних товариств, підприємств) | ||
| Кодекси усталеної практики (настанови) | ||||
| Технічні умови | ||||
| 5. | Службові документи | Інфраструктурна документація: управлінські (організаційно-розпорядчі та інформаційно-довідкові документи) документи щодо інформаційних систем та техніки безпеки | ||
| Галузева документація | ||||
| 6. | Особисті документи офіційного походження | Посвідчення особи, перепустка | ||
| Документи, що посвідчують громадянський стан, рівень освіти, виконання обов'язків або звільнення від них | ||||
| Документи, що засвідчують майнові права | ||||
| Документи на право виготовлення, зберігання, продаж товарів (або небезпечних речовин), здійснення обслуговування, інших видів діяльності (посередницької, оціночної, експертної) тощо | ||||
| 7. | Політичні документи | Публічні заяви, меморандуми | ||
| Звернення політичних діячів країни, громадських організацій | ||||
Зазначений в таблиці перелік груп офіційних документів не є вичерпним. Крім того, зазначені групи мають різні рівні юридичної сили, юридичної значущості (особливо коли йдеться про публічні заяви, меморандуми, звернення політичних діячів країни, громадських організацій), сфери дії.
Зокрема, національні стандарти, якщо вони не обумовлені у змісті нормативно-правового акта, мають рекомендаційний характер, тобто їх застосовують на добровільних засадах. Водночас їх затверджують наказом Державної служби технічного регулювання України (раніше - Держспоживстандарту). З іншого боку, статус нормативно-правового акта мають такі документи зі стандартизації, як технічні регламенти.
В Україні законодавчо забезпечено право громадян, юридичних чи не юридичних осіб, об'єднань громадян та державних органів на отримання, ознайомлення з офіційними документами шляхом звернення до органів державної влади, подання інформаційного запиту на отримання чи ознайомлення з офіційними документами, подання запиту щодо надання письмової або усної інформації.
Службовими документами, як правило, називають відповідним чином складені, підписані і завірені документи, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.
Відповідно знову ж таки до національного стандарту ДСТУ 2732:2004 службовий документ - це документ, який створила або отримала установа ( чи інший об'єкт господарювання) в процесі своєї діяльності [69].
В Національному стандарті України "Інформація та документація. Керування документацією. ДСТУ 4423 - 1:2005" зазначено, що: службовий документ - це інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення про інформацію згідно з правовими зобов'язаннями чи в процесі виконання основної діяльності [71].
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „1.3. Документ: основні поняття, властивості та функції“ на сторінці 2. Приємного читання.