Розділ «1.3. Документ: основні поняття, властивості та функції»

Документ набуває статусу службового, коли йому надають реєстраційний номер під час внесення його даних до реєстраційних форм чи інших облікових форм відповідно до чинного законодавства чи унормованої практики роботи з документами. Це стосується не тільки документів, створених в установі офіційно відповідно до завдань керування нею чи її підвідомчими установами та до планів профільної діяльності, або тих, що надійшли до установи і підлягають реєстрації.

Так, документ у вигляді заяви, скарги чи пропозиції може надати установі фізична особа (це особистий документ), а у разі його реєстрації він набуває статусу службового і має виконуватись відповідно до строків, встановлених законодавством. Засвідчують документ підписами посадових (службових) осіб та відбитками печаток або штампів (наприклад, у разі засвідчення копії документа).

Службовий документ може змінювати свій статус. Приміром, установа створює документи, що посвідчують особу, її права, звільняють її від виконання певних обов'язків. Цей документ, який оформлений належним чином і зберігається в установі, є службовим, але при наданні його фізичній особі він отримує статус особистого документа офіційного походження.

Те саме відбувається, підкреслює проф. С.Г. Кулешов [107], коли установа видає дозвільні документи (на виготовлення, продаж, здійснення експертизи тощо) фізичній особі - підприємцеві або експерту. Для Верховної Ради України проекти законів України є службовими документами, які створюють відповідно до планів законотворчої діяльності. У разі їх прийняття Верховною Радою, відповідного підписання Головою Ради і Президентом та опублікування вони набувають статусу нормативно-правових актів. У разі створення державним органом проекту нормативно-правового акта і затвердження його наказом керівника органу він є тільки службовим документом.

Тільки після його реєстрації Міністерством юстиції України та опублікування в "Офіційному віснику України" він стає нормативно-правовим актом. Водночас термін "проект службового документа" означає, що його текст, з відповідним проставленням назв реквізитів, візують посадові (службові) особи установи або коригують його інформацію.

Сучасний службовий документ використовується в усіх сферах господарства країни. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішнього організування будь-якої установи, організації чи підприємства забезпечує взаємодію їх підрозділів та управління ними. Інформація службового документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для ведення довідково-пошукової роботи.

За знаковою системою інформації та способом її фіксації й відтворення службові документи можуть бути поділені на текстові, письмові, рукописні, зображальні, аудіовізуальні, графічні, картографічні та науково-технічні документи, визначення яких зведено в таблицю 1.2.

Таблиця 1.2. Види службових документів

Усім відомо, що вміння говорити й слухати відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у партнера складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і службовий документ. Залежно від призначення документа, вміння відправника вибудувати текст, його грамотності, дотримання встановлених вимог, знання чинних правил оформлення документа та вимог до розміщення його реквізитів залежить подальша доля ділових стосунків. Склавши службовий документ, з ним треба ще багато працювати: зареєструвати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зробити певні висновки, зберегти, знищити тощо.

Службові документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних аналітичних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності організації, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають важливе значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Управлінські документи

Управлінський документ - це документ, що містить інформацію, яка виникла й використовується у сфері управління. Це, насамперед, зафіксований письмовим способом (рукописним, машинописним, друкарським) носій інформації і водночас своєрідний "матеріал", "сировина для обробки".

Ця "сировина" повинна бути доброякісною: швидко й продуктивно надавати релевантну інформацію. Зазначене стосується передусім цифрової (планової, фінансової та облікової) документації, сучасна обробка якої повністю комп'ютеризована, а також документації організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Частина управлінських документів - планування, звітність, ділове листування - призначені для безпосередньої управлінської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.

Як складний матеріальний об'єкт управлінський документ за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно від семантики, цільового призначення та інших ознак групуватись на підсистеми і т.п.

Розвиток сучасних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів (включаючи рукописні) в персональний комп'ютер (ПК), текстового і графічного видів обробки інформації в документах, дозволяє оперативно вносити в них необхідні зміни, впроваджувати системи електронного управління документацією, забезпечувати доступ до необхідної для управління інформації через бази даних тощо.

Сучасні системи автоматизації управлінських процедур дозволяють швидко сканувати документ, що надійшов, автоматично спростити процедуру його реєстрації і направити відповідальному працівнику для його подальшого опрацювання. Алгоритмом також передбачено, що така система пам'ятає, де і у якому стані знаходиться той чи інший документ, і, в разі потреби, нагадає про необхідність завершення роботи з ним.

Архівні документи

Електронні документи

Електронний документ (electronic record) - документ, який створюють та використовують тільки в межах комп'ютерної системи.