Розділ «6.5. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян»

Усі скарги, заяви, пропозиції треба розглядати вчасно, без зайвої тяганини. Категорично забороняється направляти скарги громадян для розгляду посадовим особам, дії яких оскаржуються.

Посадові особи, вирішуючи питання, зазначені у пропозиціях, заявах і скаргах, зобов'язані:

o уважно розібратися з їх суті та прийняти обґрунтовані рішення;

o забезпечити їх оперативне і правильне виконання;

o повідомляти громадян про свої рішення;

o вчасно виявляти та усувати причини порушення прав громадян, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали їх перевірки;

o направляти працівників на місця для перевірки викладених у зверненні обставин;

o вживати інших заходів для об'єктивного вирішення поставлених автором звернення питань, з'ясування й усунення причин та умов, які спонукають авторів скаржитись.

За результатами перевірки звернення складається мотивований висновок, який має містити в собі об'єктивний аналіз зібраних матеріалів.

Якщо під час перевірки виявлені порушення прав громадян, недоліки в діяльності установи, зловживання посадових осіб владою або службовим становищем, то у висновку має бути зазначено, яких конкретно заходів вжито щодо усунення цих порушень і покарання винних. Висновок підписується особою, яка проводила перевірку, і затверджується керівником органу, підрозділу, структури.

Відповідь за результатами розгляду звернення обов'язково дається тим органом, який його отримав і до компетенції якого входить розв'язання порушених у зверненні питань за підписом керівників або осіб, що виконують їх обов'язки. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на закон і викладенням мотивів відмови, а також роз'ясненням оскарження прийнятого рішення. При цьому зазначається, яких вжито заходів або наводиться причина відмови в задоволенні скарги. На прохання громадян їм роз'яснюється порядок оскарження прийнятого рішення.

Після закінчення перевірки і фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом з матеріалами перевірки повертаються до секретаріату (канцелярії) установи з написом "До справи" і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.

Якщо давалася усна відповідь, то складається відповідна довідка, яка додається до матеріалів перевірки звернення. У картці обліку фіксується, що про наслідки перевірки заявника повідомлено в особистій бесіді.

Особистий прийом громадян