Розділ «5.2. Долучений документів до документаційної системи»

- наявність спеціалізованих діловодних служб (управління справами, секретаріатів і канцелярій);

- фіксація технології діловодства у державних стандартах, інструкціях і правилах з діловодства, інших нормативних документах.

- відносно невелика різноманітність процесів діловодства і документообігу та висока міра стандартизації.

Особливістю зазначеної технології є централізований контроль руху документів у реальному масштабі часу, необхідність отримання оперативної інформації і ведення великої кількості різних журналів і картотек. Усе це дозволяє гарантовано відстежити шлях руху будь-якого документа, що надійшов до установи, - адже жоден зареєстрований документ вже не може зникнути безвісти.

Максимальна централізація контролю за документообігом передбачає, Що документ повинен бути спочатку переданий на розгляд керівництву, а лише потім, разом з резолюціями у відповідності із службовою ієрархією (через керівників структурних підрозділів) надійти до виконавців.

Діловодні операції при цьому фактично відокремлено від роботи з самими документами, безпосередньо з якими працюють керівники і виконавці, а діловодний персонал контролює їхні дії за допомогою різного роду реєстраційно-контрольних карток. Як наслідок, програмні засоби, що реалізують зазначену технологію, орієнтовані передусім на забезпечення супроводу паперового документообігу, зниження трудомісткості рутинних операцій з опрацювання документації, поступовому переходу до електронних облікових документів.

Системи автоматизації діловодних процесів

Основою функціонування майже всіх систем автоматизації діловодства і документообігу (як західних, так і вітчизняних) стали серверні технології, що дають змогу одночасно створювати, аналізувати, перерозподіляти інформацію, здійснювати її швидкий перегляд і пошук.

Найбільш прийнятнішою для автоматизації документообігу є система типу клієнт-сервер.

Клієнтська частина цієї системи дає можливість користувачам за допомогою відповідних прикладних програм отримувати, редагувати, створювати і надавати для загального користування нову інформацію.

Серверна частина системи призначена для довгострокового зберігання інформації (файловий сервер), створення і поповнення баз даних конкретної установи (сервер баз даних), виходу до зовнішніх інформаційних ресурсів (сервер виходу в Інтернет), підключення до зовнішніх мереж (модеми, маршрутизатори тощо) передавання повідомлень адресатам. Для серверної частини може застосовуватись мережева операційна система Windows Server, а для клієнтської - Windows Proffecional.

Слід зазначити, що інформаційні технології в складі системи клієнт-сервер використовують систему Інтернет/Інтранет, де Інтранет - внутрішня корпоративна мережа установи, яка працює за стандартами Інтернет. Канали передачі даних мають забезпечувати створення загального інформаційного простору в установі. Зазначене дає можливість реалізовані зв'язки між користувачами з будь-якого місця корпоративної мережі або з віддаленими користувачами в системі діловодства і документообігу через Інтернет

Програмні системи автоматизації діловодних процесів пропонує позиціонувати за таким переліком [114]:

- спеціалізовані системи автоматизації діловодства ("Дело-8.0", "Lan Docs", "Золушка");

- системи автоматизації документообігу, що забезпечують довільний обмін документами та інформацією ("Office Media", "Эскадо");

- системи управління потоком робіт, які дають можливість автоматизувати складні багатокрокові алгоритми роботи з документами (в корпораціях "Optima-Wsrks", "Links Wоrks", "Stafrware");

- системи колективного опрацювання документів з орієнтацією на автоматизацію роботи невеликого колективу і підтримку сумісного використання інформації групою користувачів (Group Wire і Lotus Notes ("Lotus-IMBW);

- електронні масиви документів, призначені для зберігання документів в електронному вигляді та їх пошуку ("Docs Ореn", "Евфрат").

Ефективна реалізація діловодних завдань вимагає застосування потужних спеціалізованих систем управління базами даних масштабу установи, наявності відповідних засобів проектування та використання спеціальних платформ дія функціонування систем управління електронного документообігу.

Найпопулярнішою серед зарубіжних платформ, яку використовують вітчизняні фірми для розробки систем управління електронним документообігом є Lotus Notes/ Do mino, найуспішніший приклад програмного забезпечення для робочих груп. Це потужний програмний продукт з великою кількістю різноманітних функцій. Окрім вбудованих операцій для роботи з поштою, особистим і груповим календарем, заготовками для проведення дискусійних форумів, зазначена платформа надає можливості по створенню спеціалізованих баз, в яких документи мають налаштований зовнішній вигляд, склад берегів та "запрограмовану поведінку", що дозволяє оптимально переводити традиційний паперовий документообіг в електронний.