Розділ «5.2. Долучений документів до документаційної системи»

Одиницею збереження в системі управління документообігом залишається електронна реєстраційно-контрольна картка (далі ЕРКК) документа - електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки (див. додаток 5.8), що містить вичерпну інформацію про документ і зберігається в єдиній базі даних.

База даних, яка зберігає ЕРКК документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління базою даних (СУБД). Функціональні можливості системи управління документообігом повинні підтримувати ведення ЕРКК на всіх етапах виконання документу, включаючи його реєстрацію, накладання на резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа, або передання його в архів.

Сучасні спеціалізовані системи автоматизації діловодства, як правило, мають функції підмножини даних: ведення довідників-класифікаторів, видів документів, що використовуються в системах, реєстраційних реквізитів документів, введення резолюцій і контролю виконання документів, організації пошуку документів, формування документів у справу, а також звітів про виконану роботу.

Короткий опис змісту функцій систем автоматизованого документообігу та діловодства наведено в додатку 5.11.3 узагальнюючою характеристикою основних етапів роботи автоматизованих систем діловодства можна ознайомитись скориставшись додатком 5.12,

Технології діловодства та програмні системи його автоматизації

Практика застосування різноманітних систем автоматизації діловодних процесів свідчить, що переважно використовуються дві технології, які умовно називають "західна" і "вітчизняна" [76].

Західна технологія роботи з документами ґрунтується на високій виконавчій дисципліні працівників. Основними його особливостями є такі:

- горизонтальний характер руху документів, що передбачає можливість надходження документа одразу ж до виконавця;

- відсутність централізованого контролю в межах установи;

- реєстрація документів безпосередніми виконавцями.

Зазначена технологія передбачає використання програмних систем, орієнтованих на максимально повне використання електронних документів та засобів колективної роботи користувачів з документами, відсутність проміжних ланок та оптимізацію існуючих ділових процесів в установі. Особливістю "західної технології" є моделювання конкретних процесів документообігу і спрямування на ці моделі відповідних програмних систем.

Програмні системи для цієї технології, як правило, постачаються не у вигляді автономного/відчуженого від розробок продукту, а як набір програмних засобів, з яких комплектується відповідна автоматизована система.

Адаптація цих засобів до конкретних умов роботи установи, встановлення необхідних функціональних компонентів дає змогу виконувати завдання відповідно до місця кожного працівника в документаційній системі. Функції визначення маршруту руху документів в установі покладаються на інформаційного аналітика - адміністратора системи, наявність якого обов'язкова.

До систем цього напрямку належать розробки фірм Compaq, IBM, Novell, Oracle, Symantec та ін.; русифіковані версії західних систем: "Docs Open", "Link >rd", "Lotus-IBM", "Stafrware"; програмні рішення, які створені на основі західних систем: "Office Media", "Docs Open", "Optimal Work-flow", "БОСС- Референт", a також власні розробки компаній "Lan Docs", "Effect Office", "Документ-2000", "Крон", "Євфрат", "Эскадо".

Вітчизняна технологія не має аналогів в інших країнах ні за детальністю опрацювання технології роботи з документами, ні за масштабами розповсюдження.

Якщо на Заході розвиток автоматизації стимулює розвиток технологій документообігу, то як у Росії, так і в Україні, як правило, мова йде про автоматизацію вже сформованої, й відпрацьованої в радянські часи, технології діловодства.

Вітчизняна технологія діловодства має такі особливості:

- чітке документальне підтвердження всіх кроків діяльності установи;

- вертикальний характер руху документів (керівник-виконавець-керівник);

- централізоване відслідкування усього комплексу робіт з документами, починаючи з моменту їх створення чи надійдення в реєстраційних журналах або в картотеках;