TextBook Детальніше технологічні аспекти долучення службових документів, в тому числі і електронних, до документаційної системи подано нижче.
Технологічні аспекти долучення документів
Основи функціонування автоматизованих систем діловодства
Автоматизація традиційного, паперового, документообігу є проміжним рішенням, яке використовується для підвищення ефективності роботи установи перед переходом на електронний документообіг.
Для втілення цього рішення в конкретній установі потрібно створити тісно інтегрований комплекс програмних засобів, котрий повинен включати:
o операційні системи;
o систему управління базами даних (СУБД);
o систему автоматизованого діловодства і документообігу (САДД);
o систему автоматизації архівної справи (СААС);
o сервер обміну повідомленнями;
o програмні пакети.
Основа пропонованого рішення - це придбання діловодною службою системи автоматизації діловодства і документообігу (САДД), яка являє собою сучасне масштабоване рішення, розраховане на роботу з потоком вхідних паперових документів.
В автоматизованій системі управління документами можуть бути використані підсистеми обробки зображень документів, оптичного розпізнавання символів, управління документами та програмне забезпечення робочих груп. Характеристика підсистем автоматизації діловодства подана у додатку 5.10.
Сукупність новітніх технологій роботи з електронними документами, дозволяє організувати "безшовну" взаємодію зазначених підсистем та якісне виконання операцій обробки документів. У першу чергу до таких операцій можна віднести:
- розпізнавання текстів, що трансформують паперові документи в електронні;
- засоби передачі даних;
- засоби збереження електронної інформації;
- електронний аналог власноручного підпису.
Стратегічним завданням для сучасної установи є проблема вибору такої системи управління документообігом, яка була б здатна створювати, зберігати, здійснювати пошук, редагувати і розсилати документи. Проблема полягає в тому, що лише небагато програмних систем даної категорії наближаються до того рівня, на якому всі перелічені функції забезпечуються одночасно.
Система управління документообігом може вважатись повною, якщо вона в змозі виконати кілька ключових функцій, найголовніші з яких - надання можливості індексування і пошуку; відслідкувати стан документа, який знаходиться у будь-якому місці мережі підприємства, і швидко визначати його місцезнаходження у разі потреби. Система повинна також мати можливість групувати документи (зводити в один файл тексти, графіки, таблиці), формуючи, в разі необхідності, складний документ.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „5.2. Долучений документів до документаційної системи“ на сторінці 2. Приємного читання.