TextBook Підготовка наказів з основної діяльності
Вимоги до тексту наказів
Викладання тексту наказу установ (організацій), які діють на принципах єдиноначальності, повинно йти від першої особи у формі однини.
Оформлюють накази на загальних бланках або на спеціально розробленому в установі бланку наказу як з кутовим, так і з поздовжнім (центрованим) розташуванням постійних реквізитів.
Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...", "Про надання...", "Про продовження роботи...").
Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності установи та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої (революційної) частин.
Констатуюча частина тексту наказу містить такі елементи:
- вступ (вказується причина видання наказу);
- доведення (переказуються головні факти);
- висновок (викладається мета видання наказу).
Констатуюча частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватись однією-двома фразами. Починається констатуюча частина словосполученнями: У зв'язку.... На виконання.....Згідно із ... . Відповідно до.... Для виконання... З метою....
У констатуючій частині наказу автори можуть вказувати підставу, обґрунтування або мету складання документа, наприклад:
З метою реалізації Постанови Верховної Ради України від....
Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.
Наприклад: На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 19 березня 2013 р. №178 "Про впорядкування застосування ..."
Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Розпорядча частина наказу починається із слова " НАКАЗУЮ", розпорядження може починатися із слова "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Структура розпорядчої частини наказу залежить від обсягу і змісту наказу. Якщо в пункті наказу міститься кілька заходів, різних за характером, то кожен виділяється в підпункт. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "головам районних державних адміністрацій", "начальникам структурних підрозділів".
При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.
Якщо завдання або дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт починають із зазначенням посади і прізвища виконавця у давальному відмінку. Ініціал(и) у тексті наказу ставлять після прізвища, наприклад:
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „4.2. Підготовка розпорядчих документів“ на сторінці 3. Приємного читання.