Розділ «4.2. Підготовка розпорядчих документів»

Накази з адміністративно-господарських питань видають у тому разі, коли такі питання потребують правового регулювання.

Наприклад: "Наказ про встановлення порядку користування службовими автомобілями","Наказ про створення робочої групи для підготовки до святкування річниці","Наказ про розподіл коштів за виконання спеціального завдання","Про призначення чергових у вихідні дні".

У цілому порядок підготовки наказів з адміністративно-господарських питань є аналогічним до наказів з основної діяльності. Відмінності можуть полягати лише у строках зберігання і відповідно у вимогах до формування наказів у справи.

Підготовка наказів з кадрових питань (особового складу)

Особливості оформлення спільних наказів

Кілька установ одного рівня можуть видати спільний наказ з основної діяльності.

Спільний наказ (розпорядження) установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Зображення Державного Герба України під час оформлення таких наказів не відтворюється.

Спільний наказ має той самий набір реквізитів, що й індивідуальний наказ, втім оформлення деяких реквізитів спільного наказу має певну специфіку. Так, під час складання і оформлення спільного наказу, а також документів, що можуть додаватися до нього, слід мати на увазі, що:

- найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині (див. зразок оформлення заголовка в підрозділі 2.2);

- дата спільного наказу (розпорядження) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, вона може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом;

- реєстраційний індекс документа повинен складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ;

- у спільному наказі має обов'язково бути вказано місце складення або видання документа;

- заголовок до тексту спільного наказу має стисло і точно визначати смисловий аспект змісту документа;

- текст наказу обов'язково повинен складатись з двох частин констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості оформлення;

- констатуючу частину необхідно друкувати з абзацу, у кінці речення крапку не ставлять. У цій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу;

- розпорядча частина мусить починатись із слова "НАКАЗУЄМО" ("ЗОБОВ'ЯЗУЄМО"), яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють зміст дій, що мають бути виконані;

- якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх необхідно оформлювати на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу давати посилання на ці документи. При цьому реквізит "Відмітка про наявність додатків" після тексту наказу не оформлюється;

- додатки до наказу мають бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша необхідно робити відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс;

- підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ;

- візують наказ у кожній з установ (організацій) відповідальні виконавці та зацікавлені посадові особи (найчастіше заступники керівників організацій, керівники юридичних, планово-економічних, фінансових служб). Візи проставляють на примірнику, що залишається у відповідній організації. Цей реквізит розміщують нижче реквізиту "Підпис" на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша наказу;