Розділ «2.4. Адресування та оформлення тексту документа»

Приступаючи до складання тексту, насамперед необхідно визначити його мету, переконатись у відповідності змісту компетенції обраної установи, правильно визначити вид документа для фіксації управлінського рішення. Текст листа, наприклад, складається з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів. Правила складання документів та загальні вимоги щодо їх оформлення наведені у підрозділах 4.1-4.5.

Цільний текст документа може складатись також на основі трафарету або макета, у формі таблиці чи анкети, й містити постійну інформацію та пропуски для внесення змінної інформації.

Форма анкети використовується для викладу цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Використовуються анкетні тексти в організаційно-розпорядчих документах, кадрових, звітно-статистичних документах з матеріально-технічного постачання та збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці зручна для викладу цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Обмеження доступу до документа

Реквізит 15. Гриф обмеження доступу до документа.

Реквізит проставляється на документах, що містять інформацію особливого характеру для обмеженого кола осіб.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України "Про державну таємницю" від 21 січня 1994 р. № 3855-ХІ1 [7] і Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про державну таємницю" від 21 вересня 1999 р. № 1079.

Доступ до інформації може обмежуватися її власником тільки згідно з законодавством.

Проставляється Гриф обмеження доступу до документів без лапок у правому верхньому кутку першої сторінки документа над реквізитами "Адресат" або "Гриф затвердження".

За необхідністю, його можуть доповнити номером примірника.

Наприклад:

Для службового користування Прим. 2

Інформація, якій надається гриф доступу, може мати інші обмежувальні грифи: "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості", "Конфіденційно" тощо.

Наприклад:

Конфіденційно Прим.1

Порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію визначає Інструкція, що затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 із змінами і доповненнями, внесеними в 2001,2002, 2004, 2006, 2009,2010 та 2011 роках.