Розділ «2.4. Адресування та оформлення тексту документа»

Цей реквізит мусить відбивати головну ідею текст, його смисловий аспект. Формується він, як правило, за допомогою віддієслівного іменника у вигляді відповіді на запитання.

Наприклад:

наказ (про що?) про створення підрозділу установи; протокол (чого?) засідання експертної комісія; посадова інструкція (кого ?) документознавця.

Якщо у документі порушується кілька питань, заголовок формулюється узагальнено. Крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.

Мета створення заголовка - прискорити процес опрацювання документа і його проходження через структурні підрозділи установи та службових осіб безпосередньо до виконавця.

До початку виконання документа з його змістом ознайомлюються завідуючий канцелярією, референт, секретар та інші особи. Кожен з них не завжди має час повністю читати документ.

З'ясувати, про що в ньому йдеться, їм допомагає саме заголовок до тексту, який з цією метою й створюється виконавцем документа.

Перенесений на реєстраційну картку (в базу даних) заголовок до тексту визначає її рубрику і тим самим дає змогу знаходити та використовувати документ в період його перебування в установі.

Заголовок до тексту має бути лаконічним, точним, максимально повно розкривати зміст документа, граматично узгоджуватись з його назвою. Якщо останній складається на основі уніфікованої форми, постійна частина заголовка, що входить у назву форми документа, доповнюється інформацією, яка конкретизує його зміст.

Друкується заголовок до тексту малими літерами через один міжрядковий інтервал (1/6 дюйма). Максимальна довжина рядка не повинна перевищувати 73 мм (33 знаки). Загальний обсяг заголовка до тексту не повинен перевищувати 150 знаків (5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка 28 друкованих знаків).

Не рекомендується завершувати рядок багаторядкового заголовка прийменником, сполучником чи числівником; їх краще переносити на наступний рядок.

У заголовку до тексту допускається скорочення слів. При цьому необхідно дотримуватись правил скорочення й написання скорочених слів та словосполучень, що встановлені стандартом "Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному списі. Загальні вимоги та правила. ДСТУ 3582-97".

Допускається, як виняток, продовження заголовка до тексту при його великому обсязі до межі правого берега документа й розташовувати його центровано над текстом.

Наприклад:

"Про вдосконалення системи ректорського контролю знань у підрозділах Європейського університету в місті Севастополі та Дніпродзержинську Дніпропетровської області на 2013-2014 навчальний рік".

Відділяти заголовок від тексту необхідно трьома міжрядковими інтервалами зверху та знизу.

Не прийнято розміщувати назви (заголовки) складових частин тексту в нижній частині аркуша, якщо під ними менше 5 рядків наступного тексту. В цьому випадку заголовок нової складової частини тексту документа краще починати на наступному аркуші.

Реквізит 21. Текст документа.

Текст документа - це головний реквізит, заради якого створюється документ.

Текст службового документа - зміст письмового службового документа, що є його головним реквізитом. Необхідною складовою тексту службового документа є характеристика одного об'єкта чи множини об'єктів.