Розділ «2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи»

Якщо у когось з присутніх на засіданні є особлива думка щодо прийнятого рішення, то її викладають на окремому аркуші, підписують і приєднують до протоколу. Особливу думку наводять у протоколі після запису відповідного рішення.

Форми протоколів

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на стислі, повні і стенографічні Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу обирають форму протоколу. Відмінності в оформленні тієї чи іншої форми стосуються лише тексту основної частини: оформлення заголовної і вступної частин в цих формах не відрізняються.

Стислий протокол фіксує питання, що обговорювалися на засіданні, прізвища доповідачів і прийняте рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг зборів, він не дає уявлення, як проходило вироблення рішення. Стислий протокол доцільно оформляти лише за наявності стенограми, якщо тексти доповідей і виступів додаються до протоколу або в тому разі, якщо засідання мало оперативний характер.

Повний протокол не лише фіксує питання, обговорювані й прийняті рішення і прізвища промовців, але й містить докладні записи виступів доповідачів та інших учасників засідання, всі висловлені думки, зауваження, пропозиції, питання, репліки. Повний протокол дозволяє відбити детальну картину засідання (див. додаток 41).

Стенографічний протокол складається на основі стенографічного звіту про засідання (стенограми) і дослівно передає процес обговорення питання й вироблення рішення щодо нього. Після вступної частини в такому протоколі робиться запис "засідання стенографувалося". Стенограма є обов'язковим додатком до протоколу.

Оформлення протоколу та порядок його доведення до виконавців

Під час засідання зазвичай складається лише чернетка протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюється, вивіряється згідно зі стенограмами і фонозаписами, редагується й оформляється. Цілком підготовлений протокол підписують голова і секретар. В окремих випадках протокол можуть підписувати також члени комісії (наприклад, протокол засідання атестаційної комісії), його може затверджувати керівник установи (якщо це закріплено в положенні про колегіальний орган).

Рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, доводять до виконавців у вигляді окремих документів - постанов і рішень, а в установах, які діють на засадах єдиноначальності, оформляють наказами. В інших випадках виконавцям надсилають копії протоколів або витяти з них (див. додаток 42). Витяг з протоколу є точною копією частини тексту оригінального протоколу, що стосується питання порядку денного, з якого готують витяг. У ньому мають бути відбиті всі реквізити бланка, вступна частина тексту, що відображає обговорення питання, і прийняте рішення. Витяг з протоколу підписує секретар, тобто він його засвідчує. Напис про засвідчення документа складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії.

Якщо витяг надається в іншу установу, то його засвідчують печаткою служби діловодства.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ - це узагальнена назва різних за змістом документів, які є основним засобом обміну інформацією між установами

112

у процесі здійснення їх діяльності, а також між приватними особами та установами (див. додаток 43).

Як правило, службові листи переважають в документаційному масиві установи. Будучи сполучною ланкою між установами, вони можуть складати до 80 % вхідної та вихідної документації. Однак інформаційний обмін за допомогою службових листів варто використовувати лише в тому випадку, коли інші засоби обміну думками (телефонні переговори, особиста зустріч тощо) є складними або неможливими.

Зазвичай службові листи укладають з одного питання, що спрощує операції з їх опрацювання і прискорює виконання в тій установі, куди їх адресовано. У разі потреби звернутися до установи з різних питань доцільно оформити відповідну кількість листів. Проте кілька пов'язаних між собою питань можуть бути викладені в одному листі.

Службовий лист оформляють на спеціально призначеному для листів бланку формату А4. Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5.

Лист, оформлений на бланку формату А4, повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?": "Про порушення договірних зобов'язань", "Про постачання продукції", "Про організацію конференції". На бланку формату А5 заголовок допускається не вказувати.

Як правило, службовий лист візує укладач, керівник підрозділу-автора, за необхідності (якщо в листі зачіпаються важливі й принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділю, а також заступник керівника установи, який курирує відповідний напрямок (якщо лист підписує керівник установи). Листи візують на відпуску - другому примірнику, що залишається в установі.

Службові листи підписують керівник установи, його заступники (відповідно до компетенції), а також керівники самостійних структурних підрозділів, якщо їм надане таке право.

Вносити будь-які виправлення або доповнення в підписані листи не дозволяється.