Розділ «2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи»

o стислого обґрунтування (на підставі чого або у зв'язку з чим складено пропозицію);

o висновків - переліку конкретних пропозицій.

Пропозиції, складені керівниками або спеціалістами структурних підрозділів, подають керівництву. Підписує пропозицію її укладач.

Пропозиції можуть подаватися також до установ вищого рівня з питань, що належать до їх компетенції.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА - це, по-перше, документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту); по-друге, повідомлення посадової особи з поясненням певних дій, фактів, подій, що подається керівництву установи або керівникові структурного підрозділу.

Пояснювальні записки за змістом можна поділити на дві групи.

До першої групи належать документи, які супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень.

їх оформляють на загальному бланку установи.

Другу групу складають пояснювальні записки з приводу певних подій, порушення трудової і виробничої дисципліни тощо (див. додаток 40).

їх оформляють на стандартному аркуші паперу й адресують конкретній посадовій особі.

Текст складається з двох частин: перша з них містить факти, що стали приводом до її написання, друга - причини, що пояснюють ситуацію, яка склалася.

За своїм оформленням пояснювальні записки відрізняються від доповідних записок тим, що не містять висновків і пропозицій.

Пояснювальну записку підписує її укладач. Датою пояснювальної записки є дата ЇЇ складання та підписання.

ПРОТОКОЛ - це організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах і засіданнях різних колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових).

З одного боку, протокол можна віднести до інформаційно-аналітичних документів (оскільки він містить інформацію про хід обговорення якихось управлінських питань), з іншого боку, він містить розпорядчу (постановчу) частину і, таким чином, може розглядатись як розпорядчий документ.

Протокол оформляють на підставі записів, що ведуться під час засідання секретарем вручну або з використанням диктофону. Від кваліфікації секретаря, його вміння розібратися в суті обговорюваних питань залежить якість запису виступів. У тих випадках, коли засідання стенографується, протокол складається після розшифрування стенограми.

Заголовна частина протоколу

Протокол оформляють на загальному бланку установи або чистому аркуші паперу. В обох випадках у заголовній частині документа мають бути присутні такі основні реквізити:

o назва установи-автора;

o назва виду документа (ПРОТОКОЛ);