Розділ «2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи»

У листі обов'язково мають зазначатися прізвище виконавця та номер його телефону. Ця відмітка проставляється в нижній частині аркуша ліворуч.

Датою листа вважається дата його підписання. Реквізити службового листа можна поділити на три групи: реквізити бланка листа: зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку); зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування); назва установи вищого рівня (за наявності); назва установи; довідкові дані про установу; код установи;

реквізити, що використовуються при складанні службового листа: посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; адресат; заголовок до тексту; текст; відмітка про наявність додатків; підпис; візи (оформляють у разі потреби на відпуску); печатка (для гарантійних листів); прізвище виконавця та номер його телефону;

реквізити, що використовуються під час роботи зі службовими листами (необхідні для організації документообігу, виконання, систематизації листів та організації їх зберігання): дата і реєстраційний індекс (проставляються у день підписання документа); резолюція; відмітка про контроль; відмітка про виконання документа і направлення його до справи (пишуть від руки після виконання документа); відмітка про надійдення документа до установи (проставляється на вхідних документах); відмітка про наявність документа в електронній формі.

Загальні вимоги до тексту службового листа

Головним реквізитом службового листа є текст, що повинен чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки. Тексту листа мають бути притаманні такі найважливіші ознаки:

o правильність, тобто відповідність певним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);

o змістовність, яка передбачає глибоке осмислення теми, сприйняття головної думки листа, відмову від усього зайвого. Думки мають бути викладені чітко й по суті, без багатослів'я й двозначності;

o послідовність та логічність викладу. При написанні листа слід стежити за перебігом думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладення тексту, ні при переході від однієї частини до іншої;

o мовне багатство, що передбачає використання різноманітних засобів висловлення думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

o точність, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства її активного словарного запасу. Вживані слова мають якнайточніше відповідати висловленому змісту. Суть справи має бути викладена якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

o доречність та доцільність, що залежить насамперед від того, наскільки повно й глибоко оцінено ситуацію, інтереси адресата. При цьому слід уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.

Стилістичні особливості службових листів

Композиція тексту службових листів

Композиція тексту листа - це послідовність логічно взаємопов'язаних смислових частин, об'єднаних однією темою.

Як правило, композиція тексту листа зумовлена його призначенням і змістом. З точки зору композиції службові листи можна поділити на дві групи: прості (одноаспектні) і складні (багатоаспектні).

Прості листи пишуть в управлінських ситуаціях, які не потребують викладення складних адміністративних, правових ситуацій, колізій. Такі листи звичайно мають одну або дві смислові частини. Лист, що складається з однієї частини, - це прохання без пояснення, нагадування без преамбули, повідомлення без обґрунтування, висловлення подяки або співчуття тощо, наприклад:

Просимо Вас розглянути можливість здійснення постачання продукції в першій декаді березня 2009р. і в разі позитивного рішення надіслати нам оферту.

Лист може складатися з двох смислових частин: перша - обгрунтування (викладення причин, мети, умов), друга - висновки (прохання, відмова, нагадування тощо), наприклад:

У зв'язку з проведенням ремонтних робіт водогону в мікрорайоні "Першотравневий" просимо погодити питання про припинення руху транспорту по вул. Репіна у нічні години з 15 по 25 вересня 2008р.