РОЗДІЛ 2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Основою ДІЯЛЬНОСТІ будь-якої установи є робота з інформацією - її отримання, опрацювання, прийняття рішень та їх виконання. Інформація може бути бездокументною (усною) і документованою, тобто зафіксованою на будь-якому матеріальному носієві інформації (паперовому, електронному тощо). Система документації, що забезпечує виконання функцій управління, називається управлінською [33, с. 8]. Процес фіксації інформації, тобто створення документів, іменується документуванням управлінської діяльності. При цьому запис інформації на різних носіях (створення документів) здійснюється за встановленими правилами документування.

Документ є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" є багатозначним і залежить від того, в якій галузі (сфері суспільних відносин) та з якою метою використовується. У вітчизняному документознавстві поняття "документ" трактується як інформація, зафіксована на матеріальному носієві, основною функцією якого є зберігання та передавання її в часі та просторі [33, с. 2].

2.1. Функції та класифікація документів

2.2. Вимоги до оформлення документів

Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів регламентовано ДСТУ 4163-2003 [32]. У стандарті викладено правила оформлення всіх реквізитів документа, і кожному з них визначено певне місце на аркуші паперу з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

Під реквізитом документа розуміється інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організації обігу й (або) надання йому юридичної сили [33, с. 6].

Стандарт встановлює 32 реквізити документа (див. додаток 6). Однак всі вони не можуть бути присутні на одному документі, оскільки деякі з них є взаємовиключними, наприклад: "гриф затвердження документа" і "адресат"; "назва виду документа" і "довідкові дані про установу" (довідкові дані про установу зазначають виключно в листах, однак при цьому на бланку листа не пишуть назву виду документа).

Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним. Деякі документи мають суворо обмежений склад реквізитів. Відсутність або неправильне зазначення в службовому документі будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Обов'язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документа, є такі: назва установи, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс, текст, підпис.

Для низки документів, що видаються органами державної влади, склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Це стосується, наприклад, паспорта, трудової книжки, диплома тощо.

В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають "формулярами-зразками".

Формуляр-зразок - це сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів, притаманних усім видам даної системи документів. У ньому встановлено формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів (див. додаток 7). Схеми розташованості реквізитів документа - вертикальна та горизонтальна розмітка його робочої площі, де фіксують документну інформацію, - призначені для того, щоб полегшити складання уніфікованої форми документа.

Отже, у формулярі-зразку подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовуються при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документом.

Реквізити документів

Бланки документів

На основі формуляра-зразка виготовляють бланки документів. Бланком документа називається уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації [33, с. 7]. Застосування бланків підвищує культуру управлінської праці, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання документів та подальше користування ними.

Бланк може бути заздалегідь виготовлений у друкарні або за допомогою засобів оперативної поліграфії, а в разі використання комп'ютера -введений у пам'ять машини і автоматично виведений під час роздрукування конкретного документа. Проте, якщо установа здійснює дозвільні або інші специфічні функції, то, з метою запобігання зловживанням та підробленню бланків документів, їх слід виготовляти друкарським способом. Бланки із зображенням Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим рекомендується також виготовляти друкарським способом.

Встановлено три види бланків: загальний, для листів, конкретного виду документа (див. додатки 8,9, 10, 11).

Залежно від форми власності та організаційно-правової форми установи, закріплених установчими документами, загальний бланк включає такі реквізити: 01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим або 03 - зображення емблеми установи або товерного знака (знака обслуговування); 06 - назва установи вищого рівня (за наявності); 07 - назва установи; місце для назви виду документа; 10 -дата документа; 11 - реєстраційний індекс документа; 14 - місце складання або видання документа.

Бланк листа включає такі реквізити: 01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим або 03 - зображення емблеми установи або товарного знака (знака обслуговування); 06 - назва установи вищого рівня (за наявності); 07 - назва установи; 09 - довідкові дані про установу; 10 - дата документа; 11 - реєстраційний індекс документа; 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.