Розділ «2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи»

Слова "Порядок денний" друкують без відступу від лівого берега, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Найменування питань у порядку денному має починатися з прийменника "про". По кожному пункту з нового рядка зазначається доповідач (посадова особа, яка готувала це питання), наприклад:

Порядок денний:

1. Про підсумки атестації персоналу.

Доповідь начальника відділу кадрів О. Д. Сидоренка.

2. Про перехід на контрактну форму оплати праці. Доповідь комерційного директора Г І. Колесника.

У ряді випадків, зокрема, при протоколюванні засідань колегій міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу. Тоді його не вносять до тексту протоколу, а лише роблять посилання: "Порядок денний засідання додається".

Основна частина протоколу

Текст основної частини протоколу складається відповідно до послідовності питань, встановлених порядком денним, і містить стільки розділів, скільки пунктів внесено до порядку денного. Відповідно до нього розділи нумеруються.

Кожен розділ складається з трьох частин: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ"). Ці слова друкуються великими літерами, кожне з нового рядка без відступу, після них ставиться двокрапка.

У частині "СЛУХАЛИ" викладається текст виступу основного доповідача.

Прізвище та ініціали кожного доповідача друкують з нового рядка. При цьому назва посади доповідача не вказується, оскільки вона вже зазначена в порядку денному. Текст виступу викладається від третьої особи однини.

Запис виступу основного доповідача може не проводитися, якщо є надрукований текст виступу. У такому разі робиться посилання: "Текст виступу додається", і доповідь стає додатком до протоколу.

У частині "ВИСТУПИЛИ" фіксують виступи тих, хто брав участь в обговоренні доповіді. їх оформляють у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього.

Зміст виступів викладається від третьої особи однини. У протоколі мають бути відбиті всі точки зору щодо розглянутих питань.

Якщо через припинення обговорення учасники, що записалися, не одержали слова, вони передають головуючому на засіданні письмові виступи, пропозиції, зауваження, що додаються до протоколу.

У частині "ВИРШГИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ") відбивають прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретним і мати такі складові частини: кому, що зробити і до якого числа. Наприклад:

Начальнику відділу кадрів В. М. Чижову до 01.04.2009 внести зміни до Правил внутрішнього трудового розпорядку.

1.2. Директорам філій забезпечити до ¡0.04.2009 подання звітності про реалізовану продукцію за І квартал 2009р.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Перша цифра відповідає номеру пункту порядку денного, друга - номеру прийнятого рішення. Якщо один з пунктів містить рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, то цей документ додається до протоколу і на ньому робиться посилання на номер і дату протоколу.

В управлінській практиці, як правило, протокол не передбачає фіксування результатів голосування. Водночас юридична сила деяких видів протоколів (наприклад, загальних зборів акціонерів) залежить від зазначення в них загальної кількості осіб, які брали участь у голосуванні, та розподілу голосів: "за", "проти", "утрималися".