Розділ «6.2. Формування справ та забезпечення їх збереженості у діловодстві»

Формуванням справ називають групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури.

При централізованому веденні діловодства справи формуються в установах службою діловодства, при децентралізованому - як структурними підрозділами (особами, відповідальними за діловодство в структурних підрозділах), так і службою діловодства установи.

На кожну справу, зазначену в номенклатурі, на початку року заводиться тека, на обкладинці якої зазначають назву установи, назву структурного підрозділу, заголовок справи, її індекс і строк зберігання. Справу вважають заведеною після включення до неї першого документа. До справи вміщують документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи на обкладинці. Перед включенням документа до справи перевіряють правильність його оформлення та наявність усіх необхідних реквізитів (підписів, віз, грифів, дати, відміток про виконавця документа, засвідчення копій тощо).

Номер справи, до якої має потрапити документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури справ.

Розкладання документів по теках здійснюється щоденно. Найдоцільніше розкладати документи в кінці робочого дня, у крайньому разі - наступного дня вранці. До справи підшивають лише виконані документи, на яких присутній реквізит "Відмітка про виконання і направлення документа до справи".

Методичне керівництво проведенням формування справ і контроль за його правильністю здійснюють служба діловодства та архів установи.

Вимоги щодо формування справ

Організація тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах

Документи з часу створення (надходження) і до їх передавання до архіву установи зберігаються за місцем формування справ, тобто в структурних підрозділах. У невеликих установах справи зберігаються централізовано у секретаря. Не рекомендується здійснювати формування і зберігання справ у виконавців, оскільки необізнаність багатьох з них з правилами формування справ нерідко спричинює порушення складу й обсягу документів справи, утруднює контроль за виконанням документів, довідково-інформаційну роботу по них.

Збереженість документів у структурних підрозділах забезпечують їх керівники та посадові особи, відповідальні за діловодство. Працівники архіву установи або особа, відповідальна за архів, не рідше одного разу на рік, як правило, - перед передаванням справ до архіву, здійснюють перевірки стану зберігання документів та організації діловодства у структурних підрозділах.

Справи в робочих кімнатах повинні зберігатись у шафах, що забезпечує їх збереженість та захист від пилу й світла, а документи, що потребують особливих умов зберігання (особові справи, трудові книжки, з грифом обмеженого доступу тощо), - в сейфах або шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

У шафах справи мають бути розміщені вертикально, на корінці кожної з них зазначається її індекс за номенклатурою. Задля оперативного пошуку необхідних документів справи розміщують відповідно до номенклатури, копію якої прикріплюють з внутрішнього боку дверцят шафи, що дозволяє легко (за індексом) знайти необхідну справу.

Особові справи зберігаються у кадровій службі окремо від інших справ, відповідальність за їх збереженість несе керівник цієї служби.

Документи особових справ бажано вмішувати до папок-реєстраторів, які значно полегшують роботу з розміщення нових або тимчасово вилучених документів. Особові справи систематизують і зберігають за їх номерами або за алфавітом осіб чи назвами структурних підрозділів відповідно до штатного розпису. За наявності в установі значної кількості особових справ їх реєструють відповідно до порядкових номерів і відміток на обкладинках справ у спеціальному журналі обліку особових справ.

Завершені справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання знаходяться за місцем їх формування протягом двох років, потім їх передають до архіву установи.

Видавання справу тимчасове користування