Розділ «3.2.4. Організація контролю за виконанням документів»

Контроль за виконанням документів є однією з найважливіших функцій управління. Його мета - сприяння своєчасному та якісному виконанню управлінських рішень в установі, забезпечення отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, окремих співробітників. Контроль за виконанням документів тісно пов'язаний з контролем оперативності та якості роботи апарату управління. Об'єктом контролю є діяльність самого апарату. Проте ця діяльність відображається в певному комплексі документів. Тому на практиці контроль за виконанням як функція управління і як вид діловодного обслуговування сполучаються в єдиний процес. Це свідчить про необхідність комплексного підходу до вивчення й раціоналізації процесів управління і діловодства. Отже, контроль є найважливішим засобом систематичного та активного вдосконалення роботи з документами та оптимізації процесів управління

3.2.4.1. Види контролю за виконанням документів

3.2.4.2. Перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням

3.2.4.3. Строки виконання документів

Строк виконання документа - це строк, встановлений нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом або резолюцією керівництва. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а вхідних - з дати надходження. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передує неробочому дню.

Типові строки виконання визначаються нормативно-правовими актами [13]. Наприклад, депутатський запит виконується в 15-денний строк від дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України; звернення народного депутата України і депутата місцевої ради - протягом 10 днів від дня одержання, в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки - не пізніше як у місячний строк; бухгалтерський звіт і річний баланс (розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними) - у 15-денний строк з дня одержання; телеграми, що вимагають термінового виконання, - до двох днів, решта - протягом 10 днів; інформаційні запити щодо доступу до офіційних документів і запити щодо надання письмової або усної інформації задовольняються протягом місяця [З, ст. 33].

Законодавством встановлено строки виконання для всіх категорій звернень громадян [4, ст. 20].

Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів. Якщо завдання (доручення) потребує термінового виконання, слід зазначити конкретний строк виконання.

Якщо у зверненні порушено питання, яке не входить до компетенції установи, то воно не пізніше як через п'ять днів пересилається за належністю до відповідного органу або посадовій особі, про що також повідомляється заявникові.

Типові строки можуть встановлюватися відомчими підзаконними актами, наприклад: про надання статистичної і фінансової звітності, про подання претензій щодо якості продукції, апеляцій на рішення фінансових і судових органів тощо.

В установі можуть бути встановлені типові для даної установи строки виконання певних видів документів. Це регламентується інструкцією з діловодства цієї установи.

Індивідуальні строки виконання документів встановлює керівництво установи та керівники структурних підрозділів під час розгляду документів, що відбивається в резолюції або вказується в самому документі. Подеколи індивідуальний строк виконання документа відрізняється від типового, встановленого для цієї групи документів (наприклад, для розгляду звернень громадян керівник встановлює менший строк виконання, якщо вирішення порушеного питання є невідкладним). У розпорядчих документах та рішеннях колегіальних органів строк виконання зазначається в кожному пункті. При визначенні тривалості строку виконання документа враховуються його зміст та практичні можливості щодо підготовки відповіді. Для документів, що містять складні завдання, встановлюють триваліші строки виконання (місяць, квартал, півроку, рік). У цьому разі необхідно розділити доручення на етапи й контролювати виконання кожного етапу окремо.

Порядок зміни строків виконання документів

Зміна типових строків виконання певних категорій документів здійснюється шляхом прийняття нового нормативно-правового акта.

Індивідуальний строк виконання документа можна змінити лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила.

Якщо керівник, який встановив строк виконання документа, відсутній, змінити строк може особа, яка його заміщає. Строк може бути продовжено, якщо виконавець подасть керівникові обґрунтоване прохання про це не пізніше як за три робочих дні до встановленої дати виконання, а для документів, на яких не зазначено дати виконання, - за три робочих дні до закінчення граничного 30-денного строку від дати одержання документа.

Строки виконання термінових і оперативних доручень не продовжуються. Про всі випадки зміни строку виконання документів відповідальний виконавець своєчасно інформує групу контролю (секретаря) для внесення змін до РКК (новий строк, дата зміни, підпис).

3.2.4.4. Технологія і техніка організації контролю

Контроль за виконанням документів має таку послідовність: