TextBook Досягнутий рівень використання у діловодстві новітніх
інформаційних технологій дозволяє не лише робити гіпотетичні припущення про електронний офіс майбутнього, але й визначати реальні шляхи переходу від традиційного до автоматизованого документообігу.
4.1. Класифікація автоматизованих систем управління документами
4.2. Вибір автоматизованих систем управління документами
Перш ніж обрати програмний продукт із безлічі, що пропонуються на ринку, установа повинна чітко визначитися щодо основної мети придбання автоматизованої системи та її можливостей, сформулювати свої вимоги до програмного продукту.
Вимоги щодо програмного забезпечення АСУД рекомендується зафіксувати в технічному завданні. Однак цілі автоматизації управління документами для будь-яких установ, незалежно від їх організаційно-правової форми, досить схожі і зводяться до таких:
o підвищення якості й оперативності управління в установі шляхом удосконалення діловодства;
o об'єднання в єдиний діловодний цикл усіх структурних підрозділів, у т. ч. територіальних відділень;
o забезпечення оперативного і водночас розмежованого доступу до інформаційних (документаційних) ресурсів установи;
o зниження трудових і часових витрат та накладних видатків і, як результат, отримання економічного ефекту;
o закладення підвалин для поступового переходу установи від паперового до електронного документообігу на перспективу, у т. ч. впровадження електронного цифрового підпису.
При виборі АСУД важливе значення має повнота інформації про ринок програмного забезпечення управління документами. Необхідно володіти інформацією не лише про самі автоматизовані системи, але й про компанії-розробники АСУД і продавців АСУД. Очевидно, що в одному класі можуть опинитися кілька систем, схожих за функціями, технологіями і характеристиками. Отже, виникає необхідність їх оцінки.
АСУД слід оцінювати за такими параметрами [73, с. 180-183]:
1. Галузь застосування системи.
Необхідно з'ясувати, на яку організаційну структуру установи розрахована система (один структурний підрозділ, усі структурні підрозділи однієї установи (включаючи територіально віддалені), кілька установ.
2. Функціональні характеристики системи (функції управління документами).
Може бути виокремлено значну кількість функціональних характеристик АСУД. Установи повинні самостійно визначати набір функціональних вимог до системи відповідно до завдань і рівня автоматизації.
3. Експлуатаційні характеристики.
Під час оцінки експлуатаційних характеристик системи слід враховувати:
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „РОЗДІЛ 4. АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ“ на сторінці 1. Приємного читання.