Розділ «1.4.2. Посадові інструкції працівників служби діловодства»

Посадова інструкція - це організаційно-правовий документ, що визначає основні функції, права та обов'язки співробітників установи під час здійснення ними діяльності на визначеній посаді. Посадові інструкції працівників служби діловодства розробляються на підставі положення про неї, з урахуванням технічного та кваліфікаційного поділу праці. Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників [44] та Довідник типових професійних характеристик посад державних службовців [43] застосовуються як базовий елемент при розробленні посадових інструкцій.

Під час підготовки посадових інструкцій має бути забезпечено єдиний підхід до викладу змісту, структури розділів, побудови і послідовності їх розташування. Інструкції повинні містити повний перелік завдань та обов'язків, повноважень, відповідальності працівників.

Усі посадові інструкції мають бути взаємопов'язаними, що унеможливить дублювання в роботі працівників служби діловодства.

Посадова інструкція є, з одного боку, організаційно-розпорядчим документом, що визначає посадові обов'язки кожного працівника, його права та відповідальність за виконану роботу, з іншого - нормативною основою для оцінки діяльності працівника, встановлення його відповідності певній посаді.

Інструкції розробляють для всіх посад співробітників служби діловодства, передбачених штатним розписом, окрім керівника, оскільки його права та обов'язки визначає положення про службу діловодства.

Посадова інструкція має встановлену структуру тексту:

1. Загальні положення;

2. Завдання та обов'язки;

3. Права;

4. Відповідальність;

5. Обсяг знань;

6. Кваліфікаційні вимоги;

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою.

У розділі "Загальні положення" наводяться дані про сутність, особливості й мету виконуваних працівником робіт, порядок його призначення і звільнення, підпорядкованість.

Розділ "Завдання та обов'язки" розкриває зміст конкретних робіт, які має виконувати працівник. При складанні цього розділу стане в пригоді

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників [44]. Наприклад, посадові обов'язки експедитора є такими:

"Приймає та опрацьовує вхідну і вихідну кореспонденцію (індексує, сортує, веде запис у реєстрових книгах і описах), перевіряє правильність її оформлення;

розпечатує конверти (пакети), перевіряє наявність укладеного і направляє кореспонденцію адресатам;

повідомляє завідувача канцелярії про відсутність або зіпсування кореспонденції;