Розділ «3.2.7. Відправлення документів»

Опрацювання й відправлення документів поштою здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку [21]. У невеликих установах приймання кореспонденції для відправлення здійснює секретар. Документи, призначені для відправлення, приймаються повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими та з позначкою про категорію поштового відправлення (окрім простих відправлень).

Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші відправлення до служби діловодства (секретарю) у години, встановлені для цього інструкцією з діловодства установи.

Співробітник експедиції (секретар) перевіряє правильність оформлення документів:

o наявність підпису;

o наявність дати (у разі відсутності її проставляють) і номера;

o наявність заголовка до документа;

o наявність відмітки про виконавця;

o наявність на відпусках віз, у т. ч. візи виконавця;

o правильність розташування реквізитів відповідно до державних стандартів;

o правильність адресування;

o наявність адреси, якщо документ надсилається установі, яку не внесено до адресної книги (списку) постійних кореспондентів;

o наявність списку на розсипку (якщо документ розсилається більш як на чотири адреси);

o наявність усіх аркушів документа та всіх додатків, зазначених в основному документі;

o відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Ці елементи оформлення є обов'язковими при відправленні документів як поштою, так і факсом.

Документи, оформлені неналежним чином, підлягають поверненню виконавцеві для доопрацювання.

Підготовка вихідних документів до відправлення здійснюється у такому порядку:

o сортування кореспонденції за видами поштових відправлень;

o написання адрес на конвертах;