Опрацювання й відправлення документів поштою здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку [21]. У невеликих установах приймання кореспонденції для відправлення здійснює секретар. Документи, призначені для відправлення, приймаються повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими та з позначкою про категорію поштового відправлення (окрім простих відправлень).
Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші відправлення до служби діловодства (секретарю) у години, встановлені для цього інструкцією з діловодства установи.
Співробітник експедиції (секретар) перевіряє правильність оформлення документів:
o наявність підпису;
o наявність дати (у разі відсутності її проставляють) і номера;
o наявність заголовка до документа;
o наявність відмітки про виконавця;
o наявність на відпусках віз, у т. ч. візи виконавця;
o правильність розташування реквізитів відповідно до державних стандартів;
o правильність адресування;
o наявність адреси, якщо документ надсилається установі, яку не внесено до адресної книги (списку) постійних кореспондентів;
o наявність списку на розсипку (якщо документ розсилається більш як на чотири адреси);
o наявність усіх аркушів документа та всіх додатків, зазначених в основному документі;
o відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Ці елементи оформлення є обов'язковими при відправленні документів як поштою, так і факсом.
Документи, оформлені неналежним чином, підлягають поверненню виконавцеві для доопрацювання.
Підготовка вихідних документів до відправлення здійснюється у такому порядку:
o сортування кореспонденції за видами поштових відправлень;
o написання адрес на конвертах;
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „3.2.7. Відправлення документів“ на сторінці 1. Приємного читання.