TextBook Після зведення описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу проводиться складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (див. додаток 35). При цьому враховуються такі примітки, як "До заміни новими", "Після закінчення строку договору", "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, -ревізії. Уразі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення" тощо.
Справи включають до акта про вилучення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, завершені у 2006 р., можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2010 р., з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2012 р. з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.
Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи установи. Структурні підрозділи відбирають справи, строк зберігання яких минув, для внесення до акта і подають пропозиції керівникові архіву або особі, відповідальній за архів.
Назви однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи, наприклад:
| Журнали-ордери з додатками до них | 2005 р. | 20 | 3р. ст. 321 |
| Обігові відомості | 2005р. | 16 | 3 р. ст. 322 |
| Касові книги | 2005р. | 3 | 3 р ст. 322 |
Зведені описи справ та акт розглядаються ЕК установи одночасно. Акти разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на погодження ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради). Погоджені акти затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищувати документи.
Без погодження актів з відповідними архівними установами знищення документів є неприпустимим.
Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними. В актах зазначаються дата здавання документів, їх вага та номер накладної.
7.5. Передавання справ до архіву установи
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „7.4. Складання актів про вилучення документів для знищення“ на сторінці 1. Приємного читання.