TextBook o дата засідання;
o номер (індекс);
o місце складання протоколу;
o заголовок;
o текст;
o підписи.
Датою протоколу є дата засідання, а не його оформлення або підписання. Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати його початку і закінчення. Наприклад: 12-14.02.2009.
Номер (індекс) протоколу присвоюється згідно з порядковим номером засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного (навчального) року. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, де відбулося засідання.
Заголовок протоколу, як правило, відображає вид засідання або колегіальної діяльності й узгоджується з назвою виду документа.
Наприклад: Протокол засідання кваліфікаційної комісії; зборів трудового колективу; наради начальників цехів.
Текст протоколу включає вступну й основну частини.
Вступна частина протоколу
У вступній частині протоколу після заголовка наводяться прізвища, ініціали голови і секретаря засідання. Наприклад:
Голова - Ващенко В. М. Секретар - Огінська О. І.
Після цього з нового рядка друкується слово "Присутні" і наводяться прізвища та ініціали постійних членів (за алфавітом без зазначення посад). Потім з нового рядка друкується слово "Запрошені" і називаються прізвища запрошених осіб з інших установ із зазначенням їх посад та назв установ.
На розширених зборах і засіданнях, конференціях з великою кількістю учасників (понад 15), їх прізвища не називаються, а зазначається цифрою загальна кількість присутніх. У таких випадках до початку засідання проводять реєстрацію учасників, за підсумками якої здійснюють підрахунок присутніх. Список із прізвищами учасників додається до протоколу, про що роблять відповідний запис у самому протоколі. Наприклад:
Присутні: 148 осіб (список додається).
У протоколах зборів, конференцій і з'їздів, де для прийняття рішення потрібен кворум, має бути зазначено, скільки очікувалося присутніх і скільки осіб насправді прийшло на засідання.
Так, у протоколах профспілкових зборів зазначають, наприклад: "На обліку в профспілковій організації 130 осіб, присутніх -116".
Складовою частини протоколу є порядок денний, в якому перелічуються питання, винесені на розгляд засідання, і закріплюється послідовність їх обговорення та прізвища доповідачів. Порядок денний, як правило, складається заздалегідь і має включати оптимальну кількість питань, які можна розглянути й обговорити на засіданні.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи“ на сторінці 8. Приємного читання.