Розділ «3.2. Етапи документообігу»

Документообіг кожної установи організовується за певною схемою, складовими якої є кілька етапів опрацювання документів:

o приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи;

o попередній розгляд і розподіл документів;

o реєстрація документів;

o контроль за виконанням документів;

o інформаційно-довідкова робота за документами;

o організація проходження документів;

o відправлення документів.

Кожен з цих етапів може бути організовано в установі як традиційним способом, так і за допомогою автоматизованих систем документообігу.

Службові документи незалежно від матеріального носія інформації функціонують і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах.

3.2.1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи

Доставка документів

Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності

Правильність доставки кореспонденції та цілісність упакування мають перевірятися до розкриття конвертів (пакетів). Потім конверти розкривають, за винятком листів на адресу громадських організацій і листів з позначкою "Особисто", та перевіряють цілісність вкладення (наявність усіх аркушів, додатків до основного документа).

У разі пошкодження конверта, упакування, що спричинює неможливість прочитання тексту документа, відсутності вкладень складається акт у двох примірниках (див. додаток 33). Один примірник акта направляється відправникові, другий - зберігається у службі діловодства.

Помилково (не за адресою, не за призначенням) надіслану кореспонденцію доцільно повернути відправникові. При виявленні відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що виключають можливість його виконання (відсутність підпису, печатки, грифу затвердження), відправникові направляється відповідний письмовий запит або про це повідомляється по телефону. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном).

Як правило, конверти після розкривання знищують. їх слід зберігати лише в таких випадках:

o якщо дата на поштовому штемпелі необхідна як підтвердження дати відправлення чи одержання документа (наприклад, документів, поданих на конкурс, арбітражних документів, позовних заяв, судових повісток, актів, а також документів, що надійшли із запізненням, тобто строк їх виконання вже минув);

o якщо це - звернення громадян, і лише за конвертом можна визначити адресу відправника, його прізвище, час відправлення й одержання документа;