Розділ «2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи»

До простих листів належать супровідні та гарантійні листи, запрошення, повідомлення, нагадування.

Складні листи, як правило, готують у випадках, що потребують детального описування ситуації, викладення історії питання, аналізу ситуації, наведення різних думок, доказів. Ці листи містять три або чотири смислові частини. Зазвичай текст складного службового листа складають за схемою:

o вступ - наводяться мотиви підготовки листа, посилання на події, факти, рішення органів вищого рівня та інші чинники, що стали підставою для складання листа;

o основна частина (доказ) - розкривається тема (подається опис подій, ситуації та їх аналіз), міститься обґрунтування подальших висновків;

o висновки - це підсумок основного тексту, що формулюється у вигляді пропозицій, вимог, прохань, відмов, нагадувань тощо.

Текст складного листа у ряді випадків може містити ще одну частину, в якій йдеться про застосування певних санкцій щодо адресата, якщо він не виконуватиме перелічених у листі умов.

Для полегшення сприйняття текст листа слід розбивати на абзаци. Кожну нову думку починають з нового абзацу.

Текст простого листа не повинен перевищувати однієї-двох машинописних сторінок, складні листи можуть містити до п'яти сторінок тексту.

Етикет службового листування

Різновиди службових листів

За характером інформації листи розподіляються таким чином: інформаційні, листи-повідомлення, супровідні, гарантійні, ініціативні, листи-відповіді, рекламні, претензійні (рекламаційні), листи-запрошення,

листи-запити, листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-прохання, листи-вітання тощо.

Інформаційний лист повідомляє адресату відомості офіційного характеру.

Такі листи, як правило, мають типовий характер і розсилаються органами вищого рівня підвідомчим установам або установам певного типу. В інформаційних листах можуть дослівно цитуватись окремі положення нормативно-правових актів, а також даватися рекомендації, роз'яснення, висуватися пропозиції щодо застосування тих або інших нормативних документів, правил поведінки в певних умовах. Іноді ці листи називають методичними.

Інформаційні листи можуть містити додатки. Обсяг інформаційного листа коливається від одного абзацу до кількох сторінок.

Як правило, такі листи підписує керівник установи.

У діловодній практиці зустрічаються листи з назвою "директивний лист". Між тим, законодавство обмежує використання документів, що відносяться до службового листування, як засобу нормативного регулювання. Нормативно-правові акти органів державної влади можуть видаватися лише у вигляді постанов, наказів, розпоряджень, правил, інструкцій і положень. Видання нормативно-правових актів у вигляді листів і телеграм є неприпустимим.

Лист-повідомлення інформує адресата про будь-які події, факти, що представляють взаємний інтерес. Він може бути ініціативним або становити відповідь на лист-прохання або лист-запит. Як правило, лист-повідомлення має невеликий обсяг і часто складається з одного-двох речень. Він може розпочинатися з обгрунтування або безпосередньо з викладу інформації:

Повідомляємо Вам, що...

Доводимо до Вашого відома, що...