TextBook Вважаємо за необхідне довести до Вашого відома про...
Інформуємо Вас про...
Лист-сповіщення інформує про публічні заходи (конкурси, наради, семінари, виставки, конференції тощо). За своїм стилем ці листи подібні до листів-запрошень та інформаційних листів.
Листи-сповіщення, як правило, розсилають широкому колу установ з метою їх залучення або запрошення до участі в заходах. Залежно від конкретної ситуації листи-сповіщення можуть не лише повідомляти про захід, час і місце його проведення, а й одночасно запрошувати до участі, повідомляти про умови участі в заходах, містити іншу додаткову інформацію.
У деяких випадках лист-сповіщення може мати додатки (карта учасника, анкета учасника, програма заходу та інші інформаційні матеріали). Такий лист може відігравати роль листа-запрошення, але запрошення може бути й окремим документом.
Оскільки листи-сповіщення, як правило, розсилаються за списком, реквізит "Адресат" оформляють на них узагальнено або його не зазначають взагалі.
Подібні листи підписує керівник установи або заступник керівника, відповідальний за організацію та проведення заходу, чи кілька керівників, якщо це спільний захід.
Супровідний лист інформує адресата про відправлення документів (проектів нормативно-правових актів, планів, звітів, договорів, каталогів, протоколів, актів тощо), які не мають адресної частини.
Текст супровідного листа починається словами: "надсилаємо...", "подаємо...", "повертаємо...". Одночасно може бути зазначена додаткова інформація, що відбиває характер управлінської ситуації, в якій здійснюється ділове спілкування:
Надсилаємо для відома і використання в роботі... Відповідно до попередньої домовленості надсилаємо Вам... На Ваше прохання надсилаємо Вам... Подаємо Вам на погодження проект наказу...
Супровідні листи складають у тих випадках, якщо потрібно доповнити чи роз'яснити основний документ (наприклад, запропонувати заходи щодо його впровадження, визначити строк виконання, роз'яснити складні моменти, зазначити мету надсилання, пояснити причину затримки тощо), наприклад:
Направляємо Вам для обговорення проект Закону України "Про діловодство". Відгуки та пропозиції просимо надіслати не пізніше 01.10.2007.
Додаток: на 18 арк. в 1 прим.
Направляємо "Інструкцію щодо застосування плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності".
Враховуючи, що Інструкція набуває чинності з 1 січня 2008 р., пропонуємо ознайомити з нею всіх заінтересованих працівників фінансових служб.
Додаток: на 9 арк. в 1 прим.
Обов'язковим реквізитом супровідного листа є відмітка про наявність додатка, яку проставляють безпосередньо під текстом. Супровідні листи доцільно складати на бланках формату А5.
Гарантійний лист містить зобов'язання або підтвердження. їх адресують як установам, так і особам. Гарантуватися можуть оплата роботи, продукції, послуг, оренди, якість та строки виконання роботи або строки постачання, повернення кредиту, надання житлової площі тощо, наприклад:
Оплату гарантуємо з рахунку ____ у Печерському відділенні Укрсоцбанку.
Повернення кредиту гарантуємо.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи“ на сторінці 13. Приємного читання.