TextBook o дата;
o реєстраційний індекс;
o місце складання (для зовнішньої доповідної записки);
o адресат;
o заголовок до тексту;
o текст;
o підпис.
Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним. Текст доповідної записки складається з двох або трьох частин:
o у першій частині викладають причини, факти або події, які стали приводом для її написання;
o у другій частині аналізують ситуацію, що склалася, і пропонують можливі варіанти рішення;
o у третій частині подають чітко сформульовані висновки і пропозиції.
Друга частина в доповідній записці може бути відсутньою - у цьому випадку текст доповідної записки містить обгрунтування, висновки і пропозиції укладача.
Внутрішню доповідну записку підписують укладач (якщо вона подається керівникові структурного підрозділу) або керівник структурного підрозділу (якщо вона подасться керівникові установи); зовнішню доповідну записку підписує керівник установи.
Датою доповідної записки є дата її складання та підписання.
Іншим різновидом доповідної записки є службові записки. Вони широко застосовуються в роботі сучасних управлінських структур різних рівнів і організаційно-правових форм з тією же метою, що й доповідні записки. Водночас службова записка - документ, який не має офіційного статусу. Жодним нормативно-правовим актом чи методичним документом, які регламентують склад видів управлінських документів, цей документ не передбачено.
Службова записка не може замінювати доповідної записки. Якщо вона й має право на існування, то лише як документ, що здійснює комунікативні зв'язки на одному рівні управління. Службові записки - це своєрідний різновид внутрішнього листування між структурними підрозділами, як правило, з питань матеріально-технічного, інформаційного, організаційного і господарського забезпечення.
Скорочення обсягів подібного внутрішнього листування - один з напрямків раціоналізації документообігу в установі.
ПРОПОЗИЦІЯ - це різновид доповідної записки з переліком конкретних пропозицій з певного питання.
Загалом пропозицію складають і оформляють аналогічно доповідній записці. Відмінністю є те, що пропозицію, як правило, готують за дорученням керівництва.
Текст документа складається з двох частин:
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи“ на сторінці 6. Приємного читання.