Розділ «1.5. Організація робочих місць»

При розміщенні в установі підрозділів служби діловодства мають враховуватись їх взаємозв'язки, а також послідовність проходження документів. Доцільно розміщувати службу діловодства поруч з кабінетами керівництва і на однаковій відстані від інших структурних підрозділів. Приміщення з розмножувальною та копіювальною технікою, обладнанням для палітурних робіт мають бути ізольовані від інших службових кімнат. Для шумних пристроїв, що постійно експлуатуються, слід також передбачити окремі приміщення, оздоблені звуконепроникними матеріалами.

Найбільш раціональними є приміщення прямокутної форми із співвідношенням 1:1,5 (але не більш як 1:2). Ширина робочої кімнати повинна бути не меншою за 2,5 м, а висота - 3,25 м. При визначені розміру приміщень для служби діловодства слід враховувати, що відповідно до чинних нормативів на кожного працівника, який користується комп'ютером, має припадати не менш як шість квадратних метрів площі [40, п. 2.3].

Важливе значення має правильне освітлення. У робочих приміщеннях найбільш бажаним є природне освітлення. Робочі місця розташовують так, щоб світло падало зліва й спереду. Штучне освітлення може бути загальним (світильники вмонтовують у стелю) та місцевим (на кожному робочому місці встановлюють настільну лампу).

У службових кімнатах рекомендується підтримувати температуру 20-22° С у холодний період року та 22-25° С у теплий період року, вологість має становити 50-60 %, швидкість руху повітря на робочому місці - 0,1 м/с, допустимий рівень шумів - 50 дцб, максимальна запиленість повітря в приміщенні при розмірі часток не більше 3 мкт - 0,75 мг/ куб. м [40].

Підвищенню продуктивності праці персоналу сприяє належне оформлення інтер'єру робочих кімнат.

Так, кольорова гама для фарбування стін добирається з урахуванням найбільшого коефіцієнта відбиття світла та ступеня освітленості приміщення. Слід приділяти увагу й озелененню приміщень, оскільки рослини не лише виконують декоративну функцію, а Й поліпшують склад повітря, знижують нервову і зорову втому.

Робоче місце кожного працівника служби діловодства повинно бути організоване таким чином, щоб не виникало перешкод та незручностей під час виконання ним службових обов'язків.

До комплекту меблів для обладнання робочих місць входять письмові столи (звичайні або спеціальні для комп'ютерів), допоміжні столи і тумби для зберігання довідкового матеріалу та розміщення оргтехніки, зручні крісла або стільці (піднімально-поворотні), шафи звичайного типу і спеціальні - для вертикального зберігання документів, металеві сейфи. При визначенні габаритів меблів мають враховуватися загальні розміри службових кімнат та площа, виділена для кожного робочого місця.

У приміщеннях служби діловодства бажано встановити машину для знищення документів, а також палітурно-брошурувальні, підбірочні, паперорізальні машини. Для первинного опрацювання вхідних і вихідних документів мають застосовуватися машини для розкриття і заклеювання конвертів, фальцювальні і маркірувальні машини, ламінатор, штемпельний апарат тощо.

При облаштуванні робочих місць необхідно дбати, щоб кожен працівник був забезпечений набором канцелярського приладдя (багатоярусні лотки для паперів, календар-щоденник, настільний органайзер з ручками й олівцями, блокноти, різноманітні теки для поточного зберігання документів).

На робочому столі має бути достатньо місця для розміщення документації, канцелярських приладів.

У разі застосування в установі традиційних форм реєстрації документів та контролю за їх виконання необхідно мати настільні картотеки.

Нині майже кожне робоче місце в службі діловодства оснащене комп'ютером і телефоном (внутрішнього зв'язку або з виходом на міську мережу). Окрім того, слід передбачати місце для сканерів, принтерів, факсів тощо. Все використовуване обладнання має розміщуватись у безпосередній близькості від користувача. Працівники служби діловодства мають бути забезпечені технічними засобами відповідно до їх функціональних обов'язків.

Розміщення на робочому місці моніторів та допоміжних пристроїв не повинно перешкоджати працівникові працювати в оптимальній робочій позі. Параметри основного обладнання мають забезпечувати працівникові можливість регулювання висоти клавіатури і нахилу робочої поверхні, повороту - відстані дисплея, а також висоти робочого крісла, положення його спинки, кутів нахилу.

Підставка для ніг повинна слугувати додатковою опорою, що забезпечує зручний кут нахилу між ногами та засобами змінювання робочої пози. Нахил поверхні підставки для ніг повинен регулюватися.

Рекомендується використовувати робочі крісла із самоорієнтувальними колесами, що дозволяє користувачеві легко й безпечно рухатися на короткі відстані у межах робочого місця [34, с. 12]. Поверхня сидіння і спинки стільця має бути напівм'якою, з нековзким, повітронепроникним покриттям, що легко чиститься і не електризується.

Засоби керування для установки параметрів робочого місця мають бути простими і зручними у застосуванні.

Відстань між очима працюючого та екраном комп'ютера повинна бути не меншою, ніж півтори довжини діагоналі монітора; дисплей слід розташовувати нижче рівня очей на 15 градусів, висота клавіатури має становите 70-85 см від підлоги, центр екрана - 90-115 см від підлоги. Зап'ястя мають розміщуватися на одному рівні з передпліччями. Екран дисплея має розташовуватися таким чином, щоб сонячне проміння і світло ламп не відбивалися від нього та не осліплювали працюючого. Небажано встановлювати екран дисплея навпроти вікна, а працівникові - сидіти обличчям до вікна. Бажано, щоб рівень яскравості екрана відповідав яскравості світла в приміщенні, чого можна домогтися шляхом налагодження монітора.

Робочі місця з моніторами розташовують на відстані не менш як півтора метра одне від одного.