РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

3.1. Документообіг, його раціоналізація та аналіз

Поняття "ДОКУМЕНТООБІГ" і "діловодство" часто вважають синонімами. Втім, хоча вони й пов'язані одне з одним, однак не тотожні.

Діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архіву установи.

Тимчасом документообіг - це рух службових документів в установі від часу їх створення чи одержання до часу завершення виконання або надсилання [33, с. 8].

Отже, можна зробити висновок, що поняття "документообіг" є вужчим за поняття "діловодство". Разом з тим документообіг є основною складовою діловодства.

3.1.1. Документообіг та управлінська діяльність

3.1.2. Вимоги щодо раціональної організації документообігу

3.1.3. Аналіз документопотоків

У документообігу будь-якої установи виокремлюють такі документопотоки:

o вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);

o документи, створені в установі.

Під час вивчення документообігу кожну з груп розглядають окремо. Вхідні документи аналізують за кореспондентами - авторами документів:

o документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказівки, роз'яснення і зведення;

o документи підвідомчих установ - первинна планова, звітно-облікова документація та різноманітні запити;

o документи сторонніх установ з інформацією щодо вирішення певних питань або вжиття спільних дій;

o звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

Аналіз вхідних документів за кореспондентами-авторами використовується для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими ведеться листування (адреси, телефони, прізвища, імена, по батькові, посади керівного складу).

Документи можна кваліфікувати за видами:

o розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);