РОЗДІЛ 7. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ДОКУМЕНТІВ ДО ПЕРЕДАВАННЯ НА АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ

ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТІВ до передавання на архівне зберігання включає проведення експертизи цінності документів, формування та оформлення справ, складання описів справ і актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, передавання справ до архіву установи.

7.1. Організація експертизи цінності документів в установі

Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів

Посібники з відбору документів на всіх стадіях (етапах) експертизи їх цінності

Принципи й критерії визначення цінності документів

Основними принципами експертизи цінності документів є:

o об'єктивність - оцінювання документів на основі неупередженого підходу;

o історизм - урахування особливостей часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

o всебічність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

Експертиза цінності документів проводиться за такими групами критеріїв:

o походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;

o зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторюваність в інших документах, вид документа, оригінальність;

o зовнішні ознаки - форма фіксації та передавання змісту, засвідчення й особливості оформлення документа, стан його збереженості [19].

Організація роботи експертних комісій

Порядок проведення експертизи цінності документів на етапі діловодства

На етапі діловодства експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства та структурних підрозділів під методичним керівництвом архіву установи. До проведення експертизи цінності залучаються члени ЕК.

Проведення експертизи цінності значно полегшує поділ документів, утворюваних в установі, на три групи: основна документація, оперативно-довідкова документація, документація з особового складу.

До основної документації, що найповніше відображає основну діяльність установи, належать:

o нормативно-правові акти органів державної влади (постанови, укази, розпорядження, рішення), які стосуються діяльності даної установи;