РОЗДІЛ 5. СПЕЦІАЛЬНІ ВИДИ ДІЛОВОДСТВА

5.1. Конфіденційне діловодство

Конфіденційне діловодство є діяльністю, що забезпечує

документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами та захист інформації, що міститься в них.

5.1.1. Види конфіденційної інформації

5.1.2. Складання переліків документів, що містять конфіденційну інформацію

Переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, розробляються і затверджуються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості.

У разі потреби в державних установах з урахуванням особливостей їх діяльності розробляються та за погодженням з міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, до сфери управління якого належать ці установи, вводяться в дію переліки конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.

Інформація, що включається до переліків відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, повинна відповідати таким вимогам:

o створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні чи розпорядженні установ;

o використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави, не становити державної таємниці.

Розголошення такої інформації може спричинити порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина, негативні наслідки для внутрішньополітичної, зовнішньополітичної, економічної, військової, соціальної, гуманітарної, науково-технічної, екологічної, інформаційної сфер державної безпеки і безпеки державного кордону, створення перешкод для роботи державних органів.

Визначення переліку відомостей, що становлять комерційну чи банківську таємницю, покладається на ЄК, до складу якої бажано включати спеціалістів, що володіють фінансовими питаннями, кон'юнктурою ринку та інформацією щодо діяльності конкуруючих фірм, досконало обізнані з виробничою діяльністю в цілому, її особливостями, технологічним циклом, проходженням усіх видів інформації (усної, документованої, у вигляді зразків, вузлів, блоків, готової продукції), пов'язані з укладанням договорів і контрактів. При оформленні переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю, ЕК має керуватися такими критеріями:

o якщо установа володіє інформацією, що належить до державної таємниці, її слід виокремити, оскільки цей вид інформації охороняється законодавством України;

o виокремлюється інформація, що становить комерційну таємницю, яку умовно можна поділити на дві групи: науково-технічна (технологічна) і службова (ділова) інформація.

Науково-технічну інформацію становлять: ідеї, винаходи, відкриття; окремі формули; нові технічні проекти; нові методи організації праці та виробництва; програмне забезпечення; результати наукових досліджень; конструкторську документацію, креслення, схеми, записи; описи технологічних іспитів; "ноу-хау"; новітні технології; відомості про шляхи модернізації видатних технологій, процесів і обладнання; точний опис конструкційних характеристик виробів та оптимальних параметрів розроблюваних технологічних процесів (розміри, обсяги, конфігурація, процентний зміст компонентів, температура, тиск, час тощо); відомості про матеріали, з яких виготовлені окремі деталі, умови експериментів, обладнання та устаткування, на якому вони проводилися тощо; дані про нові або унікальні вимірювальні комплекси, прилади, верстати й устаткування, що використовуються на підприємстві; плани розвитку підприємства та його інвестицій.

Службова інформація включає: відомості про фінансову діяльність установи (за винятком державної та іншої звітності, що не може становити комерційної таємниці згідно із законодавством); відомості про розмір прибутків, собівартості продукції, що виробляється, тощо; плани й обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер і обсяги торговельних операцій, рівень цін, наявність товарів); плани розвитку підприємства (тактичні і стратегічні); аналізи (огляди) конкурентноздатності продукції, що виробляється; відомості про ефективність експорту й імпорту, запланований час виходу на ринок; плани рекламної діяльності; списки торгових й інших клієнтів, представників, посередників, конкурентів та відомості про взаємовідносини з ними, їх фінансовий стан; відомості про здійснювані операції та їх обсяги, про контракти та їх умови.

Склад і обсяг відомостей, що містять комерційну таємницю установи, порядок їх захисту, доступу до них, а також правила користування ними визначаються керівником, який може залучати до проведення цієї роботи фахівців-аналітиків.

5.1.3. Забезпечення захисту конфіденційної інформації

Якщо у процесі діяльності установи створюються конфіденційні документи, то видається наказ керівника про затвердження списку посадових осіб, які мають право працювати з ними.