Розділ «7.2. Оформлення справ»

Формування справ завершується після закінчення року, коли підшито останні документи за цей рік. Протягом ще двох років справа може використовуватись у роботі, а потім її оформляють для подальшого зберігання в структурному підрозділі або передавання на архівне зберігання.

Оформлення справ - це їх підготовка для зберігання відповідно до встановлених архівних правил. Оформлення справ здійснює працівник, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі. Залежно від цінності документів та строків зберігання справ проводиться їх повне або часткове (спрощене) оформлення.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) з метою економії коштів і часу підлягають спрощеному оформленню. Насамперед перевіряється їх відповідність номенклатурі справ, однак аркуші не нумеруються і залишаються в теках або швидкозшивачах, засвідчувальні написи не складаються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Основну увагу приділяють справам постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Відповідно до архівних правил проводиться їх повне оформлення, що включає такі операції:

o пересистематизацію документів справи;

o нумерацію аркушів у справі;

o складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;

o складання засвідчувального напису;

o оправлення справи;

o оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

o внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви установи або структурного підрозділу, реєстраційного індексу справи, крайніх дат, заголовка справи).

Пересистематизація

Нумерація аркушів справ

Складання внутрішнього опису документів справи

Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, наприклад таких, облік яких зумовлений специфікою даної документації (з грифом обмеженого доступу, особові та судові справи, про присудження вчених ступенів і звань тощо). Складати внутрішній опис рекомендується також на справи, заголовки яких недостатньо розкривають зміст документів, що у подальшому полегшує користування ними, пошук необхідної інформації. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства. Наприклад, складання внутрішніх описів до справ, що містять накази з особового складу, стає в нагоді при користуванні ними.

Внутрішній опис (див. додаток 64) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розміщено кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому зазначаються цифрами та літерами кількість документів, включених до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписує його укладач. Якщо справу попередньо було оправлено або підшито без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицевої обкладинки справи.

Складання засвідчувального напису справи

Оправлення справ