Розділ «2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів»

2.3.1. Організаційно-правові документи

Організаційна діяльність кожної установи фіксується в організаційно-правових документах, що містять правила, норми, положення, які визначають її статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності установи в цілому, її підрозділів і працівників, їх права, обов'язки, відповідальність та інші аспекти.

До організаційно-правових документів належать статути, положення, інструкції, правила, регламенти, штатні розписи, договори.

Організаційно-правові документи є правовою основою діяльності установ, містять положення, засновані на нормах адміністративного права, та є обов'язковими для виконання. Ці документи залежно від їх виду проходять процедуру затвердження: уповноваженим на це органом вищого рівня; керівником цієї установи; колегіальним органом (наприклад, загальними зборами акціонерів, радою директорів тощо); керівником структурного підрозділу. Організаційні документи можуть затверджуватися безпосередньо керівником, розпорядчим документом або колегіальним органом. Датою організаційно-правового документа є дата його затвердження.

Організаційно-правові документи розробляє керівництво установи або керівники структурних підрозділів із залученням юридичної служби та кваліфікованих фахівців, добре обізнаних із роботою установи.

Текст більшості організаційно-правових документів складається з розділів, підрозділів, пунктів і підпунктів, які нумеруються арабськими цифрами.

У процесі підготовки проекти організаційно-правових документів в обов'язковому порядку проходять процедуру погодження (візування) з заінтересованими підрозділами та особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника установи або одним із заступників, що курирує відповідний напрямок діяльності установи.

СТАТУТ - це організаційний документ, що містить зведення правил, які регулюють діяльність установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими установами і громадянами, права й обов'язки в певній сфері державного управління, господарської або іншої діяльності. Такими є, наприклад: Статут Української Студентської Спідки; Статут Федерації шахів України; Статут залізниць України; Статут внутрішньої служби Збройних Сил України.

Загальні статути затверджують вищі органи державної влади, а статути громадських організацій приймають і затверджують їх з'їзди; статут юридичної особи затверджує його засновник (учасник), він підлягає реєстрації в установленому порядку.

Статут належить до установчих документів юридичної особи. Як правило, вимоги до оформлення і змісту статуту визначають нормативно-правові акти. В установчих документах юридичної особи повинні зазначатись її назва, місцезнаходження, порядок управління діяльністю, а також інші відомості, передбачені законодавством для юридичних осіб відповідного виду. Так, згідно з Господарським кодексом України статут суб'єкта господарювання повинен містити відомості про його назву і місцезнаходження, мету і предмет діяльності, розмір і порядок утворення статутного та інших фондів, порядок розподілу прибутків і збитків, про органи управління і контролю, їх компетенцію, про умови реорганізації та ліквідації суб'єкта господарювання, а також інші відомості, пов'язані з особливостями організаційної форми суб'єкта господарювання, передбачені законодавством [9, ч. 4, ст. 57]. Отже, статут юридичної особи визначає її структуру, види і напрями діяльності, порядок управління та інші питання діяльності суб'єкта господарювання.

Статути розподіляються на типові та індивідуальні. Типові статути, як правило, розробляються органами вищого рівня для однотипних за характером діяльності установ, наприклад: Типовий статут аптеки, Типовий статут державної телерадіоорганізації, Типовий статут відкритого акціонерного товариства, створеного шляхом корпоратизації державного підприємства, яке не підлягає приватизації. Статути належать до складних документів. їх структуру і зміст визначають установи-розробники. Індивідуальні статути створюються на основі типових статутів і конкретизують їх.

Оформлення статуту має певну специфіку.

На його титульній сторінці мають бути присутні такі реквізити:

o запис про державну реєстрацію, засвідчений печаткою органу, який здійснив реєстрацію (проставляється у лівому верхньому куті);

o гриф затвердження статуту засновниками або учасниками (проставляється у правому верхньому куті);

o назва виду документа (проставляється у центрі сторінки);

o організаційно-правова форма установи та її індивідуальна назва (проставляється у центрі сторінки під назвою документа);

o місце та рік складання або видання (над межею нижнього берега, посередині).

Текст статуту оформляють на інших сторінках. Для чіткого викладення змісту статуту і кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами.