TextBook Ефективне використання інформації для прийняття рішень в установах забезпечують пошукові системи за документами (бази даних про документи установи). Інформація про документи, зазначена під час їх реєстрації, надходить до пошукової системи, до якої входять картотеки і класифікаційні довідники.
Служба діловодства і секретар (у невеликих установах) за допомогою бази даних зобов'язані забезпечити в разі потреби швидкий пошук даних про те, у кого, де, на якій стадії підготовки перебуває будь-який документ, в яких документах можна знайти інформацію з певного питання.
Обов'язкова умова організації пошукової системи - зрозумілість. Це особливо важливо з огляду на те, що плинність кадрів у сучасному діловодстві є досить поширеним явищем. Пошукова система має відповідати таким вимогам:
o якнайповніше розкривати склад і зміст документів;
o забезпечувати оперативний пошук документів, інформації, контроль за їх виконанням.
Володіння всією сукупністю інформаційно-документаційних ресурсів - найголовніше завдання служби діловодства.
Разом з документами на зберігання до архіву установи передаються і пошукові системи.
Інформаційно-довідкова робота, як і реєстрація документів, може бути організована традиційно - у вигляді довідкових картотек, а також в автоматизованому режимі.
Традиційна форма пошуку документів
Автоматизована система пошуку документів
3.2.6. Організація проходження документів в установі
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „3.2.5. Інформаційно-довідкова робота за документами“ на сторінці 1. Приємного читання.