Розділ «3.2.6. Організація проходження документів в установі»

Проходження документів в установі включає передавання документів виконавцям та виконання документів.

Порядок передавання документів виконавцям

Виконання документів

При розгляді документів керівник установи визначає в резолюції виконавця (структурний підрозділ або посадову особу) та строки виконання.

Керівники структурних підрозділів установи забезпечують:

o оперативний розгляд документів;

o доведення їх до виконавців у день надходження;

o контроль за якісним виконанням документів по суті питання.

З метою оперативного вирішення питання без складання додаткових документів виконавець робить на документі відмітки: про дату надходження (якщо є інтервал часу між надходженням документа і його доставкою виконавцю), про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), про дату та результати остаточного виконання.

Якщо виконання документа доручено кільком посадовим особам, то виконавець, зазначений у резолюції першим, є відповідальним за нього.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа. В інструкції з діловодства установи доцільно встановити строки подання співвиконавцями пропозицій головному виконавцеві, наприклад, протягом першої половини строку, відведеного на виконання доручення, завдання. Співвиконавці відповідають за якість підготовки та своєчасність подання пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який дав доручення.

Для одержання необхідної інформації виконавець користується документною та інформаційною базою даних установи, нормативно-правовими актами органів державної влади, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, номенклатурою справ, інструкцією з діловодства, телефонними довідниками, а також засобами оргтехніки.

Виконання документа передбачає: збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, узгодження, подання до підписання (затвердження) керівництвом установи (структурного підрозділу) і, за необхідності, підготовку для пересилання адресату.

З метою оперативного пошуку документів, переданих на виконання, виконавцям доцільно мати відповідні теки з написами, наприклад: Терміново; На контролі; На виконання; На доповідь; На підпис; На відправлення із зазначенням прізвища виконавця.

Підготовка документа починається зі складання його проекту. При цьому виконавець повинен враховувати зміст раніше виданих документів і чинних нормативно-правових актів, що стосуються порушеного питання. Проект документа, надрукований і оформлений відповідно до державних стандартів, виконавець узгоджує з керівником структурного підрозділу, а також, у разі необхідності, із заінтересованими структурними підрозділами та особами.

Погодження проектів документів і підписання їх остаточних варіантів здійснюється в ієрархічній послідовності - від виконавця до керівника. Першим проект візує його виконавець. Проекти підготовлених розпорядчих документів, договорів, контрактів тощо передаються до юридичної служби для перевірки відповідності змісту документів чинним нормативно-правовим актам. При цьому передавання проектів документів на погодження здійснюється, як правило, співробітником підрозділу, який готує документ, а служба діловодства тільки контролює строки та правильність (повноту) їх оформлення при реєстрації.

Для оптимізації проходження документів в установі розробляють технологічні інструкції та схеми, в яких встановлюється послідовність підготовки проектів найпоширеніших документів, порядок їх узгодження, підписання, затвердження. На схемах можна позначати також місцезнаходження кабінетів посадових осіб, години їх прийому з різних питань. Порядок узгодження та візування документів закріплюється в табелі форм документів та інструкції з діловодства установи.

Якщо проект документа викликав суттєві зауваження, він підлягає доопрацюванню і повторному погодженню.

Виконавець несе персональну відповідальність за використання при підготовці документа неповної та недостовірної інформації, за порушення встановлених строків виконання документів, якщо на це не було об'єктивних причин.