Розділ «3.2.3. Реєстрація документів»

Реєстрація документів є однією з найважливіших функцій діловодства.

Її головне призначення - надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Доки документ не зареєстрований, не має свого номера, установа не бере на себе відповідальності за нього, оскільки не підтверджено факту його створення або надходження. Основна мета реєстрації - облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.

Реєстрація документів - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання шляхом зазначення на ньому дати і реєстраційного Індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Вимоги до реєстрації документів

Системи реєстрації документів

Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних цифрових (іноді літерно-цифрових) позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і свідчать про місце складання, час виконання та зберігання документів. Обов'язковим елементом індексу є порядковий реєстраційний номер у межах документопотоку, що реєструється, як правило, за рік. Відповідно до завдань пошуку порядковий номер може доповнюватись індексом за номенклатурою справ, а також іншими класифікаційними відмітками (індексами структурних підрозділів, посадових осіб, кореспондентів, питань діяльності, видів документів тощо). Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної похилою рискою, наприклад: 356/01,134/02/03-10.

Найчастіше до реєстраційного порядкового номера документів додається номенклатурний індекс, оскільки основною схемою класифікації документів у діловодстві є номенклатура справ.

Базою індексації для номенклатур справ є перелік або список структурних підрозділів із закріпленими за ними індексами чи умовними відмітками. До індексу структурного підрозділу додається номер справи за номенклатурою справ у межах структурного підрозділу, наприклад: 05-15, де 05 - індекс структурного підрозділу (зазвичай він збігається з порядковим номером структурного підрозділу за штатним розписом), 15 - номер справи за номенклатурою. Доцільність нумерації справ у межах одного структурного підрозділу пояснюється тим, що в такий спосіб досягається найбільша стабільність номерів. Поява нових справ чи зменшення кількості справ в одному структурному підрозділі, створення чи ліквідація структурних підрозділів (а отже, і справ) не впливає на індексацію справ інших структурних підрозділів.

Однією зі складових системи реєстрації є класифікатори, які розробляються з огляду на потреби установи щодо пошуку документів.

У разі відсутності номенклатури справ під час присвоєння реєстраційного індексу використовують класифікатор структурних підрозділів, за яким, як правило, встановлено послідовність структурних підрозділів відповідно до штатного розпису. Наприклад: служба діловодства - 01; планово-фінансовий відділ - 02; відділ маркетингу і реклами - 03; відділ продажу - 04; відділ персоналу - 05; юридичний відділ - 06; бухгалтерія - 07; адміністративно-господарський відділ - 08.

Нерідко в установах розробляють цифрові класифікатори посадових осіб, як правило - керівника і його заступників, наприклад: генеральний директор - 01; фінансовий директор - 02; комерційний директор - 03; заступник генерального директора з адміністративно-господарських питань - 04.

Завдяки такій структурі індексації за реєстраційним індексом можна визначити, хто розглядав документ і в який структурний підрозділ його направлено на виконання. Наприклад: 346/02/07, де 346 - порядковий номер вхідного листа, 02 - індекс фінансового директора, 07 - індекс бухгалтерії.

Використання під час реєстрації індексів посадових осіб доцільне в разі формування справ (передусім листування за підписом керівництва) у структурних підрозділах.

Розташування реєстраційного номера документа як складової частини його індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється - ініціативний вхідний чи ініціативний вихідний. Реєстрація ініціативних вихідних документів відрізняється від реєстрації ініціативних вхідних лише двома моментами: елементи реєстраційного індексу записуються у зворотній послідовності, а індексом посадової особи є індекс особи, яка підписала документ.

Отже, при реєстрації ініціативного вхідного документа спочатку проставляється реєстраційний номер за групою ініціативних вхідних документів (наприклад, 1034), потім індекс посадової особи - автора резолюції (наприклад, 02), далі - індекс структурного підрозділу, куди направлено документ на виконання (наприклад, 06), а після виконання документа - друга частина індексу - індекс справи за номенклатурою (наприклад, 14). Повний реєстраційний індекс матиме такий вигляд: 1034/02/06-14.

Під час реєстрації ініціативного вихідного документа на документі проставляється спочатку індекс справи за номенклатурою (наприклад, 05-12), потім індекс посадової особи, яка підписала документ (наприклад, 01), та реєстраційний номер за групою ініціативних вихідних документів (наприклад, 960). У цьому разі повний реєстраційний індекс матиме такий вигляд: 05-12/01/960.

Розпорядчі документи (постанови, рішення, накази, розпорядження), а також деякі внутрішні документи (протоколи, акти) мають лише порядковий номер у межах року (від січня по грудень).

Лише в навчальних закладах нумерація внутрішніх документів може вестися за навчальним роком.