РОЗДІЛ 6. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У ДІЛОВОДСТВІ

Організація документів у діловодстві - це сукупність видів робіт, що забезпечують облік і систематизацію документів, формування й оформлення справ у діловодстві та їх передавання до архіву установи відповідно до вимог нормативно-правових актів Держкомархіву.

Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів у діловодстві, є складання номенклатур справ і формування справ.

6.1. Номенклатури справ

6.1.1. Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного підрозділу

Відповідальність за підготовку номенклатури справ структурного підрозділу покладається на його керівника, який організовує складання номенклатури та бере участь у її розробленні. Безпосередньо розробляє проект номенклатури секретар або працівник, який відповідає за діловодство в структурному підрозділі, із залученням інших спеціалістів цього підрозділу. Працівники служби діловодства та архіву установи (особа, відповідальна за архів) надають методичну допомогу в її складанні й оформленні, зокрема в редагуванні заголовків справ, перевірці й уточненні строків їх зберігання. Для уточнення строків зберігання окремих категорій документів залучають відповідних спеціалістів.

Номенклатура справ на наступний календарний рік складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності структурного підрозділу. Керівник разом із працівниками визначають коло питань, якими буде займатися підрозділ наступного року, а також категорії документів, що відбиватимуть цю діяльність, уточнюють строки зберігання окремих груп документів.

При складанні номенклатури справ необхідно керуватись основними організаційними документами установи (статут, положення, штатний розпис, положення про підрозділ), а також планами та звітами про роботу, типовим і відомчими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання. Номенклатура справ має охоплювати всю документацію структурного підрозділу, у т. ч. внутрішню документацію й одержувану ззовні. До номенклатури справ включають також електронні документи. Перехідні справи, що ведуться протягом кількох років, вносять до номенклатури справ під одним індексом.

Разом з тим, до номенклатури справ не включають:

o друковані видання;

o брошури;

o довідники;

o реферативні журнали;

o експрес-інформацію тощо.

Не слід механічно переносити зі старої номенклатури, а також примірної номенклатури назви справ, які фактично не заводять.

Вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ