TextBook o підпис;
o печатка (для довідки біографічного та фінансового характеру). Внутрішні довідки можна оформляти на стандартному аркуші паперу. Заголовок до тексту довідки повинен відповідати на запитання "про що?" і може мати посилання на період часу, до якого відносяться викладені в довідці відомості, наприклад: "Про стан роботи з клієнтами банку в першому кварталі 2009р.".
Текст довідки, як правило, складається з двох частин: у першій викладають факти, що стали підставою або приводом для ЇЇ складання, у другій наводяться конкретні відомості, які відбивають суть питання. Текст довідки може складатися тільки з однієї (другої) частини. Якщо довідка містить однорідну систематизовану інформацію, то її текст оформляють у вигляді таблиці. Якщо до довідки включають відомості з низки питань, її текст може складатися з кількох розділів.
Зовнішні довідки підписують керівник установи або його заступники. Довідку, яка містить відомості фінансового характеру, підписують керівник установи і головний бухгалтер, її засвідчують печаткою.
Внутрішні довідки підписує керівник структурного підрозділу або фахівець-укладач.
Довідки особистого характеру, як правило, видаються співробітникам установи з метою підтвердження факту їх роботи, заробітної плати, трудового стажу.
Довідки на підтвердження відомостей біографічного або службового характеру підписуються двома особами - керівником і головним бухгалтером або керівником і завідувачем кадрової служби, і засвідчуються печаткою. Для таких довідок можна використовувати уніфіковані бланки Із трафаретним текстом та бланки формату А5.
Текст довідки особистого характеру повинен містити такі дані:
o прізвище, ім'я, по батькові особи, якій її видано (у називному відмінку);
o зазначення відомостей, які вона засвідчує;
o з якою метою або в яку установу видана;
o підпис із зазначенням посади особи, що видала довідку;
o дата складання;
o відбиток печатки.
ЗВЕДЕННЯ - це документ, що містить узагальнені дані з одного питання (зведення пропозицій, зауважень, вимог, даних тощо).
У зведенні допускаються посилання на джерела інформації, перелічення характеристик фактичного матеріалу з одного або кількох показників.
Зведення можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні зведення складаються для подання в іншу (як правило, вищу) установу, внутрішні зведення подаються керівництву установи або на розгляд колегіального органу. Зовнішні зведення оформляють на загальному бланку, внутрішні - на стандартному аркуші паперу.
Зведення повинно мати заголовок до тексту, в якому стисло розкривається його зміст, зазначаються дата або період, до яких відносяться викладені в ньому відомості. Наприклад:
Про стан ринку нерухомості на 01.01.2009
Про постачання товарів за перше півріччя 2009 року
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи“ на сторінці 3. Приємного читання.