TextBook Лист-підтвердження є повідомленням про одержання відомостей, документів або інших матеріалів, виконання раніше досягнутих домовленостей, намірів тощо. Якщо підтверджується попередня домовленість, у тексті листа стисло викладають її суть; у разі підтвердження одержання документів їх необхідно назвати. В окремих випадках у листі-підтвердженні лаконічно викладається суть отриманих документів. Лист-підтвердження може закінчуватися проханням, пропозицією. Ключовими фразами цього різновиду листів є: Підтверджуємо одержання документів, надісланих Вами на конкурс.
Підтверджуємо домовленості, досягнуті на переговорах про постачання комп'ютерного обладнання.
Підтверджуємо намір взяти участь у науковій конференції.
Із вдячністю підтверджуємо одержання товарів, які ми замовляли (заявка від 30.01.2009 № 15).
Лист-підтвердження може закінчуватися проханням, побажанням, пропозицією:
Підтверджуємо отримання пропозиції про постачання оргтехніки. Просилю Вас зачекати кілька днів. Про остаточне рішення ми повідомимо Вам додатково.
Лист-нагадування містить інформацію про наближення чи закінчення терміну виконання певних зобов'язань, домовленостей, проведення заходів, завдань тощо.
Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим; у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки затримка виконання зобов'язань може пояснюватися багатьма причинами. Текст листа-нагадування, як правило, складається з двох частин: посилання на офіційний документ, у якому зафіксовано зобов'язання сторін, і прохання виконати ті або інші дії.
Ключовими фразами листа-нагадування є такі:
Нагадуємо Вам...
Дозвольте Вам нагадати...
Змушені нагадати Вам...
Звертаємо Вашу увагу на те, що...
Доводимо до відома, що...
Попри кількаразові нагадування...
Лист-нагадування може містити ще одну частину - згадку про санкції, до яких буде змушена вдатись установа - автор листа, якщо адресат не виконає необхідних дій, наприклад:
У випадку невиконання взятих на себе зобов'язань Вам будуть пред'явлені...
Лист-вимога складається задля примушування адресата до виконання взятих на себе зобов'язань за умови серйозного порушення ним раніше прийнятих домовленостей і безрезультатності неодноразових нагадувань про це.
Листи-вимоги, як правило, мають складну структуру. У них обов'язково викладають умови укладених домовленостей з посиланням на конкретні документи, суть ситуації, висувають вимогу про необхідність виконання зобов'язань, ідеться про можливість вжиття адекватних заходів щодо кореспондента, якщо зобов'язання не буде виконано.
Ключовими фразами в листах-вимогах можуть бути:
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи“ на сторінці 16. Приємного читання.