TextBook Виходячи з викладеного, просимо Вас замінити дефектний товар новим (відправити нам нову партію товару; поставити відсутній товар; відшкодувати вартість ушкодженого товару; відшкодувати збитки; перерахувати на наш розрахунковий рахунок суму_; компенсувати витрати в сумі ___тощо).
Претензія повинна мати заголовок до тексту, що містить посилання на договір, наприклад: Про претензію за договором купівлі-продажу від 28 січня 2009 р. №5.
Лист-запит направляється з метою одержання будь-яких офіційних відомостей або документів.
Текст листа-запиту містить обгрунтування необхідності надання відомостей або матеріалів і виклад запиту (прохання). В обґрунтуванні посилаються на нормативно-правові акти, організаційно-правові документи, оскільки установа не має права запитувати відомості, не обумовлені її функціональною діяльністю.
Загалом листи-запити складають так само, як листи-прохання. Листи-запити, як правило, підписує керівник установи або офіційно уповноважена ним посадова особа. Лист-запит потребує листа-відповіді.
Особливий статус мають запити, які направляються до органів державної влади. Законодавством визначено порядок надсилання таких запитів органам державної влади (депутатські запити, звернення та ін.).
Лист-відповідь за своїм характером і змістом залежить від ініціативного листа (лист-прохання, лист-запит або пропозиція). Відповідь може бути позитивною або негативною (лист-відмова).
При складанні листів-відповідей слід дотримуватися принципу мовного паралелізму: у тексті листа-відповіді варто використовувати ті ж мовні звороти, лексику, які використано в ініціативному листі (окрім допущених автором листа-прохання помилок).
Текст листа-відповіді не слід розпочинати з посилання на вхідний лист - прохання або запит (На ваш запит від 12.02.2008№ 03-10/125 повідомляємо, що...)9 оскільки для запису відомостей про вхідний документ існує реквізит "Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь", куди й заносять дату і номер вхідного документа. Лист-відповідь одразу починають словами: Повідомляємо Вам...; Інформуємо Вас...; На Ваш запит роз'яснюємо, що...
Однак винятком є листи-відповіді на звернення громадян, у яких немає вихідного реєстраційного індексу. Крім того, у разі надходження листа громадянина поштою у листі-відповіді може зазначатися дата надходження звернення до установи (якщо виявлено затримку поштового відправлення). Це підтвердить дотримання установою термінів розгляду звернення відповідно до законодавства [4]. Наприклад:
Шановний Іване Петровичу!
На Ваш запит від 23 червня 2008р. (наш вхід. № П-112 від 06.07.2008) повідомляємо, що...
Відповідь має бути конкретною, обґрунтованою й охоплювати все коло питань, порушених у листі заявника, спиратися на фактичний матеріал, мати правову аргументацію з посиланням на законодавство, містити виклад мотивів.
Не можна просто відмовити в проханні без пояснення. Тому лист-відмову доцільно починати з обґрунтування відмови: У зв'язку з...
У разі негативної відповіді рекомендується повідомити адресату про те, хто, на яких умовах, коли може надати позитивну відповідь на його прохання або запит, якщо автор листа володіє такою інформацією. У листі-відповіді на звернення громадянина також може бути зазначено його права щодо оскарження прийнятого установою рішення.
Листи-відмови завжди необхідно писати в тактовній, ввічливій формі.
Відповіддю на лист-пропозицію може бути лист, який підтверджує або не підтверджує прийняття пропозиції. Якщо покупець не згоден лише з деякими умовами пропозиції, він може направити продавцеві зустрічну пропозицію, у результаті чого виникає комерційне листування, завдяки якому сторони або досягають згоди з усіх суттєвих умов постачання, або відмовляються від укладання угоди. Залежно від ситуації у відповіді на лист-пропозицію можуть використовуватися такі усталені звороти:
Дякуємо Вам за пропозицію і повідомляємо про готовність укласти угоду про постачання обладнання.
Приймаємо Вашу пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.
Дякуємо Вам за пропозицію, однак у даний час ми не зацікавлені в закупівлі цього товару.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи“ на сторінці 18. Приємного читання.