Розділ «2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи»

Інформаційно-аналітичні документи містять інформацію, що є підставою для прийняття певних рішень, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють обирати той або інший спосіб управлінського впливу. Документи даної системи мають допоміжний характер стосовно організаційно-правових і розпорядчих документів. Мета їх створення - передавання інформації від одного адресата до іншого або фіксація (аналіз) якихось інформаційних зведень. На відміну від розпорядчих документів, ці документи не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення, проте можуть бути підставою для прийняття розпорядчого документа.

Особливістю цих документів є те, що вони рухаються за схемою: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника установи, від підвідомчої установи до установи вищого рівня. Тому в загальному документообігу установи вони складають висхідний потік документів. Більшість інформаційно-аналітичних документів є основним засобом реалізації внутрішніх комунікативних зв'язків установи.

До видового складу інформаційно-аналітичних документів належать акти, доповідні записки, пояснювальні записки, довідки, подання, висновки, відгуки, зведення, протоколи, всі види службових листів, телеграми, телефонограми тощо.

АКТ - це документ, складений групою осіб (переважно комісією), що підтверджує встановлені ними факти або події. Акти документують діяльність як постійно діючих, так і спеціально створених комісій. У деяких випадках акт складає одна посадова особа - під час ревізії фінансово-господарської діяльності, перевірки наявності товарів, у разі псування вантажу, порушення правил транспортування тощо. В інших випадках в акті відображають лише факти, виявлені під час роботи комісії. Найпоширенішим у діловодстві є акт приймання-передавання справ (документів) (див. додаток 31).

Роботу комісії організовують таким чином. Спочатку вивчається суть питання, що підлягає відображенню в акті, а потім - законодавчі та нормативно-правові акти, якими воно регулюється. Тільки після цього комісія розпочинає безпосередню роботу. Головне завдання комісії встановити фактичний стан справ, який слід об'єктивно висвітлити в документі. Результатом роботи комісії є акт, в якому відбиваються лише факти, точно встановлені особами, які підписують документ. При цьому доцільно попередньо вести чорнові записи, щоб зафіксувати кількісні дані, а потім скласти текст документа.

Реквізити заголовної частини акта

Реквізити змістової частини акта

Уніфіковані форми актів

Для оформлення актів з повторюваною інформацією мають бути створені бланки з трафаретним текстом (див. додатки 32, 33).

Уніфіковані форми актів зазвичай розробляються для підтвердження встановлених фактів або подій, що є характерними для багатьох установ (акти з обліку основних засобів і нематеріальних активів, робіт з капітального будівництва, ревізій тощо). Форми багатьох актів затверджено нормативно-правовими актами. Наприклад, акти про видавання справ у тимчасове користування (див. додаток 34) та про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (див. додаток 35), затверджені наказом Держкомархіву [24].

Уніфіковані форми актів мають певні відмінності щодо їх оформлення, зокрема структура тексту може різнитися залежно від різновиду акта.

ВИСНОВОК - це документ, що містить думки, відгуки установи, комісії, фахівця стосовно певного документа або питання (див. додаток 36).

Висновки складають на проекти законів, постанов, положень, інструкцій, а також на наукові праці, звіти, статті, дисертації, дипломні проекти тощо.

Висновок повинен мати заголовок із зазначенням назви документа або питання, з якого він підготовлений, наприклад: Висновок на проект інструкції "Про порядок укладання трудових угод".

Текст висновку складається з двох частин. У першій з них стисло викладають суть питання, аналізують основні положення або пропозиції, а також дають загальну оцінку документа або питання. У другій частині викладають конкретні зауваження щодо суті розглянутого питання або документа. Ця частина тексту висновку може складатися з кількох пунктів, які нумерують арабськими цифрами.

У разі відсутності зауважень і пропозицій з розглянутого питання або документа у висновку зазначається: "Із проектом ... згодні" або "До проекту ... зауважень немає".

Супровідний лист до висновку не додається.

Висновок може бути оформлено на загальному бланку установи (якщо підписують керівник установи чи його заступники) або на стандартних аркушах паперу (якщо висновок підписують фахівець або група фахівців установи). Якщо висновок складено не на бланку, підпис укладача засвідчують печаткою установи.

Обов'язковими реквізитами висновку є: