Розділ «6.3. Практична реалізація бенчмаркінгу в документно – інформаційній сфері»

Масштабоємність потрібна для того, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів (здатність системи нарощувати потужність визначається потужністю відповідного програмного забезпечення).

Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально розподілених організаціях. Система також має складатися з окремих, інтегрованих між собою, модулів.

Модульність потрібна на той випадок, якщо користувачеві системи не потрібно відразу впроваджувати всі компоненти системи документообігу або спектр завдань установи вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу.

І, нарешті, система має відкритий інтерфейс для можливого подальшого опрацювання та інтеграції з іншими розподіленими системами.

Життєвий цикл електронного документа в ТОВ "Стефанія" складається з 4 етапів і на кожному з них є певні особливості:

1. Поява: документ не повинен виникнути, якщо у нього немає картки обліку, яка може відрізнятись для різних типів документів: документ не підлягає несанкціонованому видаленню, перейменуванню чи переписуванню поверху. Всі дії протоколюються.

У разі необхідності система збереже всі попередні варіанти, а також видалені документи. Всі дії, що можуть бути вчинені з документами, визначаються правами доступу користувачів, що дає змогу формувати стратегію роботи з документами.

2. Становлення: кожен документ проходить етап свого існування, що називають "чернеткою", – несформований документ у цей період переходить із рук у руки, його змінюють та переробляють.

Якість електронного документа багато в чому залежить від того, наскільки успішно та організовано він пройшов через цю смугу свого існування. Для здійснення колективної роботи над документом необхідно застосовувати механізм блокування документів, що редагуються (“chek-out, check-in”).

Завдяки цьому механізмові виключається можливість того, що два працівники створять у себе дві локальні копії документа і одночасно зроблять у ньому зміни. Відредагованому документові присвоюється новий номер підверсії. Попередня підверсія документа залишається у системі, її можна відкрити, переглянути та редагувати. Всі дії учасників такого процесу документують, щоб уникнути плутанини.

3. Опублікування: система документообігу підприємства опубліковує документ, тобто затверджує на етапі остаточної версії, яку можна подавати на друк, надсилати партнеру тощо. Якщо виникає потреба внесення змін до документа після його опублікування, то на основі опублікованої версії створюється новий варіант документа й починається новий життєвий цикл.

4. Архівування: після опублікування документ відправляється в електронний архів, де він повинен пробути стільки часу, скільки передбачено розпорядком цієї організації. Є документи, що зберігаються як завгодно довго. Є документи, які потрібно зберігати декілька днів.

Створення архіву є непростим питанням, що залежить від потреб організації. Наприклад, документи, до яких часто звертаються, потрібно зберігати на швидких носіях, а неактуальні документи, що рідко використовуються, можна покласти на дешевші та повільніші носії. До такої системи можна приєднати електронний архів, де зберігається документ разом із його історією і супровідною карткою.

Підприємство "Стефанія" використовує продукт "Степ 2.0", розроблений компанією "КвазарМікро", який поєднується з електронним архівом.

Важливо зазначити, що до основних переваг інтегрованої системи електронного документообігу належать: відсутність обмежень на кількість під'єднаних до інтегрованої системи нових організацій, можливості автоматизації багатьох функцій управління системою документообігу, прозорість множини всіх під'єднаних до системи, стандартизований інтерфейс користувача.

Система електронного документообігу (СЕД), яку використовує підприємство "Стефанія", містить обов'язкові типові компоненти: сховище карток (атрибутів) документів; сховище документів; компоненти, що здійснюють бізнес-логіку системи.

Сховище атрибутів документів призначене для зберігання "картки" – набору полів, що характеризують документ. Зазвичай у СЕД існує поняття типу документів (наприклад, договір, специфікація, лист тощо) та для кожного типу заводиться своя власна картка.

Картки різних типів мають обов'язкові береги, спільні для всіх документів, та спеціальні поля, що стосуються документів цього типу. Наприклад, спільними полями може бути унікальний номер документа, його назва, автор, дата створення. Документи типу "договір" можуть містити такі поля, як дата підпису, термін дії, сума договору. Типи документів, своєю чергою, можуть мати підтипи, що мають спільний набір полів, який вони наслідують від основного типу, та при цьому додаткові поля, унікальні для підтипу.

Типізація документів, побудова їх ієрархії та проектування карток є одним із найважливіших етапів у процесі впровадження СЕД.

Окрім поняття типу документів, можливим є присвоювання документам категорій, причому один документ може належати одночасно до декількох категорій.