Розділ «6.3. Практична реалізація бенчмаркінгу в документно – інформаційній сфері»

• Групують до справи документи одного календарного року, за винятком перехідних справ.

• Роздільно групують до справ документи постійного і тимчасового термінів зберігання.

До справи не поміщають документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 листів.

3. Зберігання документів, складання номенклатури справ. Номенклатура справ, як систематизований перелік справ з указівкою термінів їх зберігання, оформляється в установленому порядку. Номенклатура справ в товаристві складається задля обгрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів та обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи.

Номенклатура справ товариства складається службою документаційного забезпечення документації на основі номенклатури справ структурних підрозділів.

4. Уніфікація та стандартизація документів. Основним напрямом удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.

Стандартизація – це процес установлення й застосування стандартів, під якими розуміється "зразок, еталон, модель, що приймаються за початкові для зіставлення з ними інших подібних об'єктів". Стандарт як нормативно-технічний документ установлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкту стандартизації і затверджується компетентним органом. Використання стандартів сприяє покращанню якості документа.

Стандартизація – складний процес. До її складу входять такі елементи, як типізація, уніфікація, агрегація. З одного боку, це методи стандартизації, з іншого – види робіт, які можуть здійснюватися як самостійні. Типізація використовується для отримання типових форм документів і типових текстів, тобто зразків або еталонів, на основі яких створюються конкретні документи. Типовий текст – це текст-зразок, на основі якого в подальшому створюються тексти аналогічного змісту.

Під уніфікацією розуміється "приведення чого-небудь до єдиної системи, форми, одноманітності". Управлінські документи, що використовуються на різних рівнях управління оформляються одноманітно. Це дозволяє включати документи в єдину систему діловодства, сприяє їх оперативній обробці й виконанню, скорочує витрати часу на роботу з документами не тільки діловодного персоналу, але і всіх працівників від керівників до рядових співробітників.

Управлінські документи в товаристві відповідають уніфікованим формам документів, установленим національними стандартами, іншими нормативно-правовими актами, що містять вимоги до побудови форм, правилами створення документу. Склад реквізитів управлінського документа забезпечує набуття ним чинності, ідентифікує його вид, назву, дату, місце створення та інші характеристики. Носії документної інформації управлінських документів, способи та засоби фіксування документної інформації забезпечують збереженість документа протягом визначеного строку його зберігання.

У процесі роботи товаритсва накопичується великий обсяг різних документів (накази, листи, договори, службові записки, інструкції і т.д.). При цьому згодом неминуче ростуть складності з пошуком необхідних документів, підтримкою їх актуальності, деякі документи губляться, для ознайомлення документи багаторазово копіюють, порушується режим конфіденційності, на столах накопичується велика кількість паперів і т.д. У результаті управлінські рішення приймаються неоперативно, і в умовах недостатності інформації збільшуються управлінські витрати на документообіг, що негативно позначається на ефективності роботи організації в цілому.

При роботі з документами в товаристві за традиційною паперовою технологією:

• середній співробітник виконує в день 10 операцій по пошуку різних документів;

• пошук одного документа займає в середньому дві хвилини; в 10% випадків співробітник не знаходить потрібний документ;

• у випадку, якщо документ не був знайдений відразу, на його пошуки витрачається ще дві хвилини;

• якщо документ усе-таки не знайдений, співробітник переключається на іншу роботу.

Якщо врахувати, що будь-який новий продукт або процес може зажадати сотень пов'язаних із ним документів і уявити описаний вище процес у рамках всього товариства протягом року, то висновки можна зробити зовсім невтішні.

Отже, після детального аналізу виявилося, що найбільш ефективним у даній ситуації є не нове, але досить новаторське рішення – перехід підприємства "Олекса" до електронного документообігу.

Безумовно, паперовий документообіг більш звичний і традиційний, але при цьому він має ряд недоліків, які суттєво затінюють достоїнства його застосування. Традиційний документообіг є неефективним для підприємства "Олекса". А введення електронного документообігу хоча б частково, дозволить значною частиною автоматизувати і узгодити його. Крім цього, заявиться можливість використовувати абсолютно нові, недосяжні для традиційного документообігу схеми руху та узгодження документації.

При впровадженні у товаристві електронного документообігу можна досягти кращих результатів. Це дозволить збільшити продуктивність керування виробничими процесами на 30-40%, зменшити загальні витрати, пов'язані з обробкою паперової документації на 40%. Також на 50% збільшується швидкість реагування на запити клієнтів. Крім того, швидкість пошуку документів збільшується майже на 90%.