Розділ «6.3. Практична реалізація бенчмаркінгу в документно – інформаційній сфері»

Таким чином, одержуємо єдину систему, в якій здійснено інтеграцію співробітників та інформації (документа): кожен виконавець у заданій послідовності одержує і виконує завдання, на вході одержує необхідну для виконання інформацію і вносить результати виконання.

Вирішення цих питань у рамках перспективних програм підвищення кваліфікації співробітників підприємства "Олекса" дасть змогу побачити реальні результати тільки через певний період.

Наступною проблемою впровадження СЕД може виступити фактор керівництва. Тут можливі різні варіанти наслідків, які будуть залежати від наявності чи відсутності волі керівника. При цьому в кращому випадку система може виявитися впровадженою або тільки в деяких підрозділах, або тільки на деяких рівнях, або тільки для деякого класу бізнес-процесів. У найгіршому випадку вона не буде впроваджена зовсім.

Поведінка керівника зумовлюється острахом перед наслідками впровадження такої системи, адже робота кожного працівника, незалежно від посади, стає прозорою. Іноді керівники не мають бажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати й редагувати документи, а воліють мати справу з живими людьми, а не з документами, у зміст яких необхідно вчитуватись.

Ще одним при цьому важливим фактором є досягнення психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі.

Наступною проблемою при впровадженні СЕД є постійні структурні зміни в організації, що спричинюють слабку формалізацію бізнес-процесів. Наявність таких рухів усередині організації може призупинити чи відкласти впровадження СЕД. Адже передача масивів інформації на папері з одного підрозділу в інший дуже часто супроводжується втратою інформації, що є неминучим наслідком при будь-яких структурних і кадрових перестановках. Уже впроваджена система електронного документообігу здатна суттєво спростити реалізацію подібних структурних змін (рис.6.9.).

Ще однією проблемою є необхідність забезпечення юридичної сили електронних документів. Електронні документи, які мають правові наслідки, можна супроводжувати паперовими копіями з "реальним підписом" та "мокрою печаткою".

Головне – розуміти, що метою впровадження СЕД є не викорінювання паперових документів, а створення ефективного середовища керування й функціонування організації. Роздруковувати необхідно буде тільки кінцеві продукти роботи, повністю підготовлені паперові документи й тільки в одній копії, а це дозволить істотно знизити обсяг паперових документів.

З технологічної точки зору система електронного документообігу являє собою інтеграційну систему, що охоплює діловодство і підготовку документів та поєднує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну. Тому ще одним питанням, пов'язаним із запровадженням системи документообігу є організація взаємодії із зовнішнім середовищем. Особливо це стосується обміну документами з іншими підприємствами, державними організаціями або відомствами, з якими йде постійне тісне співробітництво.

Послідовність переведення документації в електронну форму

Етапи переведення паперових документів в електронну форму з метою реалізації електронного документообігу наступні:

1. Сканування документів і створення електронних копій у вигляді зображення (образ документа), отримання растрового зображення креслення.

Документи скануються й піддаються мінімальній первинній обробці (наприклад, усувається перекіс, проводиться обережне – щоб уникнути втрати інформації – очищення від дефектів оригіналів).

Документи високої і середньої якості скануються в монохромному режимі й зберігаються в одному з форматів – tif або bmp.

Документи поганої якості ("синьки", п'яті копії оригіналів і т.п.) краще скануються в напівтоновому режимі. Розмір цих файлів набагато більший, але завдяки цьому зберігається інформація, яка може загубитися при монохромному скануванні.

Сканування потрібно проводити на якісних сканерах – придатні результати дає тільки професійне устаткування. Не слід сканувати документи великих форматів на офісних сканерах формату А4, тому що витрати часу і якості дуже швидко зведуть подібну економію нанівець.

При скануванні потрібно пам'ятати про співвідношення "dpi/розмір файла". Чим вища роздільна здатність сканування, тим точніше растрове зображення, більше його розмір та необхідні для його обробки ресурси. Кваліфікований майстер сканування шукає золоту середину: щоб розмір був "реальним" і якість збереглася.

При скануванні великої кількості документів однакової якості бажано організувати процес пакетної (автоматизованої) обробки за заданим сценарієм. У процесі сканування виконується візуальний контроль якості.

2. Розпізнавання сканованих документів – переведення зображення у текстовий документ. На цьому етапі відбувається

Рис. 6.9. Модель взаємодії елементів системи електронного документообігу