Розділ «6.3. Практична реалізація бенчмаркінгу в документно – інформаційній сфері»

Реєстрація документів – фіксація факту створення або надходження документа відбувається шляхом проставляння на ньому індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ в реєстраційних формах.

Індекс документа складається з порядкового номера в межах реєстрованого масиву документів, який, виходячи із завдань пошуку, доповнюється індексами за номенклатурою справ, класифікатором кореспондентів, виконавців та ін. В індексі документа дотримується наступна послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс за номенклатурою справ, індекс за класифікатором, що використовується. Складові частини індексу відділяються один від одного косою межею.

Документи реєструються в організації один раз: ті, що поступають, – у день надходження, створювані – в день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший повторно не реєструється.

1.1. Порядок обробки вхідних документів. Документи, що поступають на підприємство, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям. На одержаному документі проставляється реєстраційний номер.

Документи з грифом "особисто" не розкриваються, а передаються за призначенням.

Документи, адресовані керівництву підприємства, або ті, які не мають вказівки конкретного посадовця або структурного підрозділу, заздалегідь розглядаються в службі документарного забезпечення.

На розгляд керівництва передаються документи, одержані з урядових і вищестоящих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації й вимагають рішення керівництва. Решта документів після попереднього розгляду службою забезпечення документації прямує виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям здійснюються в день надходження документів до служби документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час.

1.2. Порядок обробки документів, що відправляються. Документи, що відправляються підприємством, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Обробка й відправка документів здійснюється централізовано службою документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил.

1.3. Передача документів усередині організації. Передача документів між структурними підрозділами проводиться через секретарів структурних підрозділів та осіб, відповідальних за забезпечення документації. Документи передаються з відповідною відміткою в реєстраційній формі.

1.4. Облік кількості документів. Облік проводиться в комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами. Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами та групах документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожний екземпляр, у тому числі розмножений та машинописний.

2. Організація контролю за виконанням документів. Контролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення й відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно- розпорядчих документів здійснюється за дорученням керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, за матеріально-технічним постачанням і т.д.) ведеться за дорученням керівників у відповідних структурних підрозділах.

Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях із дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що поступили з інших організацій, – із дати їх надходження. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа або в резолюції керівника.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям та особам або іншого документованого підтвердження виконання.

Формування справ – угрупування виконаних документів у справи проводиться відповідно до номенклатури справ. Справи формуються централізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію.

Контроль за правильним формуванням справ в товаристві і його структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення

При формуванні справ дотримуються таких загальних правил:

• Поміщають до справи тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ за номенклатурою.

• Поміщають разом всі документи, що належать до даного питання.

• Поміщають додатки разом з основними документами.