Розділ «6.3. Практична реалізація бенчмаркінгу в документно – інформаційній сфері»

Категорії можуть бути вбудовані в дерево категорій. Наприклад, можна мати категорію "Юридичні документи" під категоріями "Закони", "Договори", "Накази" тощо.

При цьому можна мати паралельну структуру по відділах, наприклад, категорію "Документи планового відділу", а в ній підкатегорії "Договори про купівлю", "Рахунки" тощо. Договір про купівлю може бути одночасно віднесений до підкатегорій "Договори" та "Договори про купівлю", що належать до різних гілок ієрархії категорій.

Отже, з'являється можливість пошуку документа в такому дереві на основі його класифікації, причому один і той самий фізичний документ може траплятись будь-яку кількість разів у різних вузлах цієї ієрархії.

Для реалізації сховища документів ТОВ "Стефанія" використовує технологію керування ієрархічним зберіганням HSM (Hierarchical Storage Management), які створюють із різноманітних різнорідних засобів зберігання "віртуальну файлову систему" завгодно великого розміру, керуючи перенесенням інформації з одного носія на інший. Базові засоби HSM убудовані у Windows 2007.

Сьогодні дедалі популярнішою стає концепція відкритого середовища, максимально підтвердженої адаптації під конкретні потреби, та при цьому нескладної у встановленні та супроводі, з "тонким клієнтом" та виділеним сервером прикладних програм, особливо багатоплатформних.

Потрібно зазначити, що система "Степ 2.0" компанії "КвазарМікро", яку використовує ТОВ "Стефанія", дає повну функціональність тільки при використанні клієнтської прикладної програми, але при цьому користувач може здійснювати пошук та переглядати документи, що містяться в архіві, за допомогою звичайного браузера.

Основною проблемою, яка істотно знижує ефективність автоматизації облікових робіт, є проблема узгодження форматів подання даних. Тому пошук прийнятного формату є принциповим при побудові об'ємних інформаційних систем.

Аналіз світового ринку виробників економічного програмного забезпечення показує, що основною тенденцією є перехід на використання Internet/Intranet технологій. Значною мірою ця тенденція пов'язана з розвитком концепції XML (Extensible Markup Language), оскільки сприяє зручному описанню складних структур, як XML-об'єкти.

Технологічна структура корпоративної інформаційної системи, побудованої на основі концепції XML, містить три компоненти: сервер баз даних, сервер XML-даних та сервер HTML- інтерфейсу. В такій триланковій структурі XML використовується як відкритий стандарт обміну даними між прикладними програмами і дає змогу ефективно застосовувати окремі модулі різних розробників у межах однієї інформаційної системи.

Важливою перевагою пропонованої архітектури є відсутність спеціалізованої програми-клієнта, оскільки використання HTML-інтерфейсу дає змогу керувати системою із будь-якого WEB-браузера.

Здійснення змін у процесах з метою підвищення їх ефективності

Ефективне впровадження систем електронного документообігу можливе тільки на основі визначення раціональної структури управління, видів діяльності та завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей діяльності підприємства, визначення взаємопідпорядкованості та взаємозалежності зайнятих на підприємстві працівників, розстановка виконавців на окремих ділянках роботи відповідно до їх кваліфікації, спеціалізації.

Головною проблемою при впровадженні електронної системи є її масштабність: система не може бути впроваджена "з нуля", оскільки стосується всіх основних сторін діяльності. Одночасне впровадження може викликати довгострокову зупинку у діяльності товариства, проте в наступній своїй діяльності підприємство значно спростить та прискорить свою роботу з ведення документів. Таким чином, перед розгортанням етапів впровадження системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність усіх ланок підприємства до застосування якісно нових технологій.

Наступною особливістю СЕД є впровадження її повсюди, на всіх робочих місцях, пов'язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації, в іншому випадку ефективність від її використання буде мінімальною.

На цьому етапі може виникнути з дуже великою вірогідністю ще одна з основних проблем упровадження – консерватизм персоналу. Негативна дія даного фактора підсилюється слабким кадровим складом. Звичайно, така поведінка працівників обумовлена не тільки небажанням навчатися й перенавчатися, а також, можливо, низькою освіченістю. Стикаючись із подібними питаннями можна звести нанівець усі спроби впровадження СЕД. Особливо це стосується організацій, у яких сама кадрова політика дуже консервативна й ніхто, навіть керівник, не вільний у переміщенні або відновленні кадрів.

Тому запуск комплексної інформаційної системи в ТОВ "Алекса" вимагає досягнення, насамперед, психологічної готовності працівників до перебудови бізнес-процесів і перенавчання.

Логіка організації документообігу відрізняється від паперової. І ось у чому полягає. Робочий процес поділяється на завдання – окремі неподільні етапи виконання роботи. Співробітники виконують завдання згідно зі своїми посадовими інструкціями, у певній послідовності.

Виконання завдання супроводжується потоком інформації: фіксуються параметри виконання завдання (як мінімум, факт його виконання для сигналу до початку наступного завдання. Для кожного завдання вказується термін, опис та інші параметри. Потім для кожного завдання вказують необхідні для його виконання вхідні дані та інформацію, яка повинна бути внесена за результатами виконання даного завдання, тобто вихідна інформація.

Ці дані можуть зберігатись як у виді окремих параметрів, так і у виді самостійних документів. У результаті в організації формується інформаційний потік, пов'язаний із виконавцями та їхніми функціями.

Шаблони та екземпляри документів зберігаються в електронному архіві.