Розділ «6.3. Практична реалізація бенчмаркінгу в документно – інформаційній сфері»

Б. Ведення електронного документообігу в ТОВ "Стефанія". Для чіткості подальшого викладу зазначимо, що під поняттям "електронний документ", відповідно до закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", розумітимемо документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, серед яких обов'язкові реквізити документа.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, опрацювання, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності і в разі необхідності – з підтвердженням факту одержання таких документів [184].

Електронний документообіг – це високотехнологічний та прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи всіх організацій незалежно від форми власності. Він забезпечується сукупністю технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу.

Електронний документообіг в ТОВ "Стефанія" вирішує низку завдань. Окреслимо найголовніші з них:

• автоматизація роботи з документами, пошук та відбір необхідної інформації, розсилання опрацьованих документів для їх подальшого опрацювання;

• обмін документами між вузлами системи (уніфікація технологічних процедур проходження, передачі й опрацювання документів, зокрема збирання, реєстрація, накопичення, опрацювання та комплексний аналіз інформації, що надходить до кожного з вузлів, зокрема забезпечення постійного зв'язку і обміну інформацією між вузлами);

• автоматизація функцій управління процесами на основі повідомлень спеціалістів про надходження документів для опрацювання, про закінчення нормативних термінів опрацювання, синхронізація робіт спеціалістів;

• розсилання, зберігання та використання вхідних, вихідних і внутрішніх документів за єдиною нумерацією з початку року;

• відправлення, приймання та опрацювання електронної пошти;

• автоматизація процесів реєстрації документів, заповнення кодованих реквізитів реєстраційних і контрольних карток із використанням класифікаторів та довідників, забезпечення механізмів анотованого опису документів і збору резолюцій, доставка звітів про виконання доручень;

• автоматизація збирання даних про результати виконання технологічних процесів та формування на їх основі аналітичних і статистичних звітів та довідок щодо документообігу та контролю за виконанням документів, формування довільних аналітичних довідок;

• побудова системи класифікаторів і довідників;

• оперативний пошук інформації про вхідні, вихідні та внутрішньорозпорядчі документи за комбінацією умов із будь-яких реквізитів реєстраційних карток або за контекстом документа;

• забезпечення надійного зберігання всіх версій документів й інших інформаційних об'єктів, максимально зручна систематизація сховища документів;

• наскрізний контроль (група контролю, керівник установи, безпосередній виконавець) за проходженням і виконанням документів;

• організація служб копіювання та відновлення інформації, що зберігається, і забезпечення її захисту від несанкціонованого доступу;

• визначення кола осіб, які за посадовими обов'язками здійснюють підготовку та опрацювання документів, призначення рівнів їхнього доступу до інформації, повноважень і прав;

• удосконалення методів підтримки прийняття рішень з питань документообігу організації;

• підготовка друкованих ілюстрованих узагальнювальних відомостей, друкування реєстраційних карток, журналів реєстрації, реєстрів розсилання, статистичних та аналітичних довідок про стан виконання документів і документообіг.

Підприємство "Стефанія" виконує такі основні вимоги електронного документообігу: масштабоємність, розподіленість, модульність та відкритість.