Розділ «1.2. Форми організування роботи з документами»

Разом з тим, відповідно до п. 3. ст. 64 Господарського кодексу України [2] установа має право самостійно визначати свою організаційну структуру, встановлювати чисельність працівників й штатний розпис.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

- управління справами - в міністерствах, відомствах, корпораціях;

-департамент документальних комунікацій - в концернах, корпораціях;

- загальний відділ - у держадміністраціях, виконкомах місцевих рад та органах управління громадськими організаціями;

- канцелярія - в об'єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за стан діловодства покладається на секретаря або на спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися закона ми України, що встановлюють порядок організації і діяльності управлінського апарату, актами органів державної виконавче влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типове інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами, про що вже зазначалось в попередньому підрозділі.

До складу служби діловодства можуть входити: експедиція група реєстрації документи; секретаріат; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та контролю, відділ автоматизації роботи документами, група розгляду листів (скарг); протокольна група архівний підрозділ. Організаційно і методично їй можуть бути підпорядковані секретарі структурних підрозділів. Функції під розділів служби діловодства подано в додатку 1.1.

Залежно від зовнішніх чинників підрозділи служби діловодства можуть об'єднуватися, але при врахуванні всіх аспектів діяльності установи. Побудова служби діловодства повинні ґрунтуватись на системному підході, оптимальному централізації і діяльності первинних визначенні функцій, обов'язків, прав і відповідальності керівника служби та його підлеглих, а також можливостях діяльності служби до роботи інших підрозділів установи.

Завдання служби діловодства

Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужний інструментом, що в змозі через процеси управління документа цією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об'єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Головна мета служби діловодства - це досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керування необхідної для прийняття управлінських рішень релевантної інформації.

Разом з тим, важливість якісної організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді підприємств та установ країни недооцінюється. Діловодством займаються працівники з низьким рівнем оплати, які випадково чи в силу певних обставин вимушені працювати в діловодних службах.

Подекуди канцелярії виконують другорядну роль в апараті управління, виконуючи чисто технічні функції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто розчиняється в діяльності апарату. Діловодством займаються начебто всі, але виконують цю роботу в більшості неякісно й зі значними витратами часу. Навіть висококваліфіковані працівники, які отримали системну вишу освіту й призвані по суті питання управлінням виробництва, витрачають третю частину свого робочого часу на не властиву їм роботу з документами, до того ж низькооплачувану.

Підбором інформації, обробкою і оформленням документі сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець - документознавець, інформаційний аналітик.

Нагальною стає проблема кардинальної зміни ролі і міси служб діловодства в апараті. В сучасній уставної необхідно створення, шляхом об'єднання функцій канцелярії секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням його першому. Цей підрозділ, новітніми засобами комп'ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцію управління - досконале документальної формаційне обслуговування прийняття управлінських Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповне ту чи перебір документів, за якість опрацювання відомостей й виконання поставлених завдань в установлений термін.

Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельного апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов'язку його провідних співробітників-документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне багатогранне. їх основні функціональні обов'язки - разом основними фахівцями керівного апарату брати активну участь в моніторингу релевантної, розробці ефективна рішень, веденні контролю і перевірці завдань розпоряджень вищого керівництва.

Для цього вони повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніка особливості уніфікації й галузевої стандартизації в документно-інформаційній сфері.