Розділ «5.3. Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції»

- прикріплення до реєстраційно-контрольної картки (ЕРКК) електронного образу документу у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;

- розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документу;

- надання кожній посадовій особі- учаснику діловодного процесу - свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи до документів, що відноситься до її компетенції;

- розсилання електронних документів і доручень до них по мережі (по "кабінетах" виконавців);

- забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;

- здійснення повнотекстового і атрибутивного пошуку електронних документів, включаючи віддалений повнотекстовий пошук;

- відправлення електронною поштою або публікація на Інтернет-порталі установи електронних вихідних документів (з використанням електронної пошти), захищених за допомогою сертифікованих засобів;

- формування і оформлення справ, тобто групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури;

- архівне збереження електронних документів. Основною одиницею обліку в системі залишається ЕРКК документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, оперативність пошуку.

Опрацювання та відправлення кореспонденції

Застосування електронного підпису

Основною технологічною проблемою для службовців при переході до електронного документообігу є використання електронного аналога власноручного підпису на документах. Без розуміння і впровадження цієї технології перейти на цілком безпаперову обробку документів неможливо.

Сучасні інформаційні технології дають можливість установам, підприємствам та організаціям, фізичним особам, суб'єктам господарювання більш ефективно і творчо вирішувати економічні та соціальні проблеми.

Електронний документообіг є одним з тих інструментів, що в змозі забезпечити потреби сьогодення в швидкому інформаційному обміні. А використання електронного цифрового підпису, що підтверджує оригінальність документа і надійно захищає його від підробок, - ефективне рішення для всіх, кому необхідно оперативно перевірити дійсність отриманої інформації або підтвердити факт укладення договору.

Документи можуть бути засвідчені електронним цифровим підписом і передані до місця призначення протягом декількох секунд, адже електронний документ передається за допомогою швидкісних телекомунікаційних систем, однією з яких є, приміром, мережа Інтернет. За таких умов усі учасники обміну електронними документами незалежно від відстані мають однакові можливості в електронному інформаційному обміні.

Електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису невдовзі посяде домінуюче місце у системі опрацювання, підготовки, підписання та надсилання документа, оскільки традиційні схеми: розроблення проекту документа в електронному вигляді, створення паперової копії для підпису, пересилання паперової копії з підписом, розгляд паперової копії, перенесення її на комп'ютер - малоефективні, трудомісткі й такі, що потребують забагато часу.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) можна отримати за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який логічно поєднується з документом і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

ЕЦП додається до вхідного документа (або розміщується в окремому полі документу) і така комбінація даних (документ + ЕЦП) утворює захищений електронний документ.

Накладається електронний цифровий підпис за допомогою особистого (таємного) ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Особистий ключ відомий лише його володільцеві й може зберігатись у нього на дискеті, пристрої Touch Memory, Smart-карті і т.і.

Відкритий ключ доступний всім учасникам електронного документообігу. Такий ключ включається до сертифіката відкритого ключа та може розповсюджуватись в електронній формі або у формі документа на папері (публікується в загальнодоступному або спеціалізованому довіднику).