Розділ «3.7. Особливості складання тексту ділових листів»

- спонукати діяти так, а не інакше.

Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета - краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свій задум.

Складання плану листа

Незалежно якою мовою готується лист, після того, як визначена мета листа, складається його план. Ретельно відбираються всі факти, які необхідно вказати. Текст листа будується з трьох основних частин:

вступ (посилання на попередній лист, стисла констатація факту і т. ін.);

основний зміст (прохання, вказівка, додаткове повідомлення та ін.);

заключна частина (подяка, прохання написати у випадку, якщо щось залишиться незрозумілим тощо.).

o Вступну частину будують залежно від мети написання листа. Наприклад:

- Якщо складається лист-відповідь, то у вступі висловлюють подяку за запрошення, повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі знань тощо. Наприклад: Ми дякуємо Вам за брошуру з інформацією про Ваші послуги ... (We thank you for the brossure with information about your services in it...).

- Якщо лист має лише інформаційний характер, то у вступі викладають історію створення організації, її розвитку та становлення, суть діяльності в цей час, наводять статистичні дані тощо. Наприклад: Ми повідомляємо, що наша компанія співробітничає з ... (We wish to inform you that our company cooperates with...).

- Якщо необхідно пояснити питання, поставлені партнером, то, крім відповідей, висловлюється думка про можливість дальшого співробітництва або про відсутність цієї можливості, викладаються пропозиції. Наприклад: У зв'язку з Вашим запитом ми повідомляємо, що могли б надіслати групу спеціалістів... (In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialists...).

- Якщо лист має характер реагування на невиконання взятих обов'язків, недотримання строків поставки або інші дії, що зачіпають інтереси адресата, оцінка того, що трапилось, та повідомлення про розрив відносин не повинні мати різкого характеру. Наприклад: Ми з подивом довідались, що ви не підписали наші документи ... (We are puzzled to learn that you haven't signed our documents...).

Велике значення має виклад основного матеріалу листа. Вся інформація повинна подаватися стисло, логічно, ясно. Але й надмірне захоплення лаконічністю не виправдане, оскільки веде до додаткових запитань, пояснень та уточнень, що вимагає продовження листування та. відтягує практичне вирішення питань.

- Якщо в листі наводять інструкції або рекомендації, краще визначати час їх виконання. Вирази типу у близькому майбутньому (in the nearest future) небажані.

У ході написання основної частини листа необхідно:

- проаналізувати всі аргументи, відмовитися, по можливості, від другорядного;

- згрупувати всі факти за обраним напрямом, дібрати заголовки до кожного розділу;

- написати кожний заголовок на окремому аркуші паперу, скласти до нього невеликі запитання;

- обміркувати черговість викладу, послуговуватися принципом від невідомого до відомого;

- не зупинятися на банальних речах: стислість - сестра таланту;