РОЗДІЛ 1. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Документація установи - це загальна назва сукупності всіх її службових документів. У результаті упорядкування та формування службових документів у справи в підрозділах установи організується її фонд.

Документаційний фонд установи (accumulation) - фонд службових документів, який установа накопичила внаслідок своєї діяльності, склад і процес формування якого визначають нормативні документи.

Документаційна система (records system) - інформаційна система, яка містить службові документи, керує документацій-ними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі.

Доступ (access) - право, можливість, засоби пошуку, використання або відмовлення інформації.

Забезпечення збереженості (preservation) - процеси та операції, пов'язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі.

Знищування (destruction) документів - процес знищування або вилучання службових документів без можливості їх відновлення.

Індексування (indexing) - процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) інформації.

Класифікування (classification) - систематизоване ідентифікування та розташовування напрямків ділової діяльності і (або) службових документів згідно з категоріями відповідно до логічно структурованих умов, методів та процедурних правил, представлених у системі класифікації

Конвертування ( convershion) - процес зміни, перезаписування інформації документа з одного носія на інший або з одного формату на інший.

Контроль (tracking) - створення, долучення та зберігання інформації про рух та використання службових документів.

Контроль строків виконання дій зі службовими документами (action tracking) - процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваженими здійснювати таку діяльність

Метадані (metadata, migration)-дані, які описують контекст; зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу

Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування (disposition) - певні процеси, пов'язані зі зберіганням, знищуванням та передаванням службових документів, документально оформлених у номенклатурах справ або інших засобах

Передавання (transfe, custody) - зміна права контролю за службовими документами та власності на них і (або) відповідальності за дії з цими документами.

Передавання (transfer, movement) - переміщування службових документів з одного місця до іншого.

Переміщування (migration, preservation) - перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автентичність, цілісність, достовірність цих документів та можливість ними користуватися

Реєстрування (registration) - надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до документаційної системи.

Уповноважена архівна установа (archival authority) (archival agency ) (archival institution) (archival programmed) - установа відповідальна за відбір, приймання та зберігання архівних документів, організацію доступу до них та знищення інших документів.

Швидкість документообігу ( spead of movement of records) - це обсяг зареєстрованих в установі документів за певний період часу, який залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Повна централізація діловодства застосовується в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік (IV категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів.